Auditoría de Recursos Humanos.

José Mª Carnicer

Los recursos humanos son considerados por las actuales teorías de organización de la empresa como uno de los activos de los que dispone más valiosos. Es por ello, que el reflejo que va a tener en la contabilidad va a ser muy importante, tanto cualitativamente como cuantitativamente, representando una parte significativa del total de gastos que durante el ejercicio económico incurre la empresa, incidiendo de forma directa o indirecta en el resultado de la compañía, o bien activándose como mayor valor de ciertos elementos.
En esta lección, se va analizar la actividad de auditoría en relación a los recursos humanos que utiliza la empresa en el desarrollo de su actividad, fundamentalmente en la vertiente contable de los mismos.

Introducción

En el Área de los Recursos Humanos de la empresa, se nos plantean las siguientes preguntas:
¿Qué objetivos pretende alcanzar el auditor con su trabajo?.

¿Qué procedimientos va a utilizar para conseguir sus objetivos?

¿Qué pretende conocer el auditor en relación al control interno que sigue la empresa auditada en el transcurso de su actividad?

¿Qué tipo de programa sigue el auditor?

¿En qué cuentas del Plan General de Contabilidad va a centrarse el auditor?

Objetivos
I Analizar y conocer el trabajo del auditor en relación a los objetivos de Auditoría que persigue cuando audita el área de los Recursos Humanos.

II Analizar y conocer las cuentas contables que van a ser objeto de revisión en el área de los Recursos Humanos.

III Analizar y conocer el trabajo del auditor en relación a los procedimientos de Auditoría que puede aplicar para conseguir los objetivos ya definidos dentro del área de los Recursos Humanos.

IV Analizar y conocer el trabajo y los objetivos del auditor con respecto al Control Interno de la empresa auditada para el área de los Recursos Humanos.

Apartados

I Auditoría del área de los Recursos Humanos.

Descripción
Los Recursos humanos en materia contable, vienen fundamentalmente reflejados, en términos cuantitativos, al utilizar dichos recursos en la actividad de la empresa, bien mediante los sueldos y salarios del personal en plantilla (retribución al factor trabajo dependiente), o bien mediante la contratación de servicios de trabajadores o profesionales externos a la misma (retribución al factor trabajo independiente).
Sin embargo, hay otras formas en las que los recursos humanos afloran en la contabilidad de la compañía, como puede ser a través de las relaciones laborales con la Seguridad Social, con la Hacienda Pública, de planes de pensiones concertados con sus trabajadores, del pago de indemnizaciones, primas y gratificaciones, gastos incurridos en formación del mismo, o la participación en beneficios de la empresa, por ejemplo.
Analíticamente, centrándose en los gastos de personal, éstos suelen representar una parte significativa del total de costes de la empresa, teniendo un efecto directo sobre el resultado de explotación, y en ocasiones, formando parte del coste de activos de la empresa.
Cuentas del Área
Las cuentas del área en las que se va a basar el trabajo del auditor van a ser las siguientes:
En la cuenta de Pérdidas y Ganancias se encuentran la mayoría de las cuentas relacionadas con los Recursos Humanos:

62 SERVICIOS EXTERIORES
623 SERVICIOS DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES.

64 GASTOS DE PERSONAL
640 SUELDOS Y SALARIOS.
641 INDEMNIZACIONES.
642 SEGURIDAD SOCIAL A CARGO DE LA EMPRESA.
643 APORTACIONES A SISTEMAS COMPLEMENTARIOS DE PENSIONES.
649 OTROS GASTOS SOCIALES.

66 GASTOS FINANCIEROS
662 INTERESES DE DEUDAS A LARGO PLAZO.
662X Rendimientos atribuibles al fondo de pensiones.

75 OTROS INGRESOS DE GESTION
755 INGRESOS POR SERVICIOS DIVERSOS AL PERSONAL.

79 EXCESOS Y APLICACIONES DE PROVISIONES
790 EXCESO DE PROVISION PARA RIESGOS Y GASTOS.
790X Exceso de Provisión para pensiones y obligaciones similares.

En el Balance de Situación, las siguientes cuentas:

14 PROVISION PARA RIESGOS Y GASTOS
140 PROVISION PARA PENSIONES Y OBLIGACIONES SIMILARES.
140X Provisión para vacaciones y pagas extra.

25 OTRAS INVERSIONES FINANCIERAS PERMANENTES
254 CREDITOS A LARGO PLAZO AL PERSONAL.

46 PERSONAL
460 ANTICIPO DE REMUNERACIONES.
465 REMUNERACIONES PENDIENTES DE PAGO.

46 PERSONAL
460 ANTICIPO DE REMUNERACIONES.
465 REMUNERACIONES PENDIENTES DE PAGO.

47 ADMINISTRACIONES PUBLICAS.
470 HACIENDA PUBLICA, DEUDOR POR DIVERSOS CONCEPTOS.
4701 Hacienda Pública, deudor por retenciones practicadas.
471 ORGANISMOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL, DEUDORES
475 HACIENDA PUBLICA, ACREEDOR POR DIVERSOS CONCEPTOS.
4701 Hacienda Pública, acreedor por retenciones practicadas.
476 ORGANISMOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL, ACREEDORES

54 OTRAS INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES
544 CREDITOS A CORTO PLAZO AL PERSONAL.

Objetivos de Auditoría
Los principales objetivos que va a buscar el auditor dentro del área de Recursos Humanos, son los siguientes:
a) Las nóminas has sido adecuadamente realizadas de acuerdo a la legislación laboral, teniendo en cuenta lo establecido en el convenio colectivo aplicable a la empresa y las condiciones contractuales del trabajador.
b) Los gastos de personal han sido completos, son reales (no ficticios, es decir, existencia de una relación laboral entre trabajador y empresa), y están correctamente contabilizados.
c) Existencia de adecuación y prudencia en los saldos, así como el mantenimiento de la uniformidad con respecto a ajercicios precedentes respecto a la periodificación, estimaciones y devengo.
d) Correcta dotación en gastos del ejercicio de la provisión para pensiones y obligaciones similares y el importe registrado en el pasivo asegura de forma razonable el cumplimiento de los compromisos contraídos por los empleados afectos al plan.
e) La empresa cumple con sus obligaciones en materia laboral frente a la Seguridad Social.
f) La empresa cumple con sus obligaciones en materia fiscal frente a la Hacienda Pública, elaborando las retenciones a los trabajadores en nómina (IRPF) de forma correcta e ingresándolas en el citado organismo.
g) Reflejo adecuado en la contabilidad de la empresa de determinados gastos específicos del personal, como sueldos de administradores o liquidadores en su caso.
h) La memoria incorpora la información mínima exigida por la normativa contable sobre los gastos de personal y demás elementos contables intregados dentro del concepto de "Recursos Humanos".
i) Existencia de un buen Sistema de Control Interno, según lo establecido en los "Objetivos de Control Interno".
Objetivos de Control Interno
Los puntos principales de control interno del área de Recursos Humanos que el auditor va a analizar vienen determinados por las siguientes cuestiones:
a) Existencia de unos criterios claros y escritos en relación a la contratación del personal, la fijación de los salarios, y la confección de los recibos salariales y su pago; teniendo que estar todo ello debidamente autorizado. De este modo, la segregación de las funciones en este área tiene que estar claramente establecida en el seno de la empresa.
b) Se deben mantener unos expedientes de personal, los cuales tienen que tener un carácter de estricta confidencialidad, debiendo contener para cada trabajador de la empresa tanto datos de caracter general (nombre, dirección, lugar de residencia y nacimiento, nº de afiliación a la Seguridad Social, número de familiares a su cargo a efectos de IRPF) como todos aquellos datos de su perfil profesional (referencias, experiencia laborales), personal (tipo de contratación con la compañía, fecha de comienzo en la empresa, departamento, categoría profesional, sueldo inicial, autorización de domicialición de la nómina, cambios y movilidad dentro de la entidad) y académico (expediente académico, certificados de cursos e idiomas) relevantes. Esta tarea de adecuado registro del personal de la empresa debe estar asignada a algun empleado que, con una jerarquía superior, se ocupe de estos temas, o bien si la empresa dispone de ello, del Departamento de Recursos Humanos.
c) Existencia de organigramas actualizados y medios de seguridad para la custodia de dichos expedientes de personal y toda aquella información confidencial sobre los recursos humanos de la empresa, como el libro de matrícula y el libro de visitas.
d) Establecimiento de procedimientos para la fijación de revisiones, con la periodicidad que la gerencia estime oportuno, sobre aspectos de orden interno como los sueldos y salarios, las vacaciones, ascensos y promociones, fechas y formas de pago, horas extras, gastos de viaje, cursillos y formación del personal, primas e incentivos al mismo, etc.
e) Existencia de listados-resumen de nominas por mes y trabajador, lo que facilita el control y la comparación de saldos entre períodos, y entre los datos reales y las cifras que se hayan podido presupuestar por los órganos directivos, permitiendo un más rápido análisis de desviaciones.
f) Fijación de métodos razonables para la adecuada distribución de todos los gastos relacionados con los recursos humanos entre costes directos, indirectos y generales.
g) Conciliación de forma periódica entre las cuentas bancarias y los pagos de nóminas.
h) En el caso de que la empresa utilice tarjetas de control de tiempos, se debe conciliar las horas pagadas con las que aparecen en ellas.
j) Análisis de la causas de las bajas temporales (índices de absentismo laboral), y de las bajas definitivas.
k) Adecuado cumplimiento de la compañía de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
i) Existencia de la supervisión de todas las cuestiones laborales por un experto (bien interno o externo) en estos temas.

Procedimientos de Auditoría
Los Procedimientos de Auditoría más frecuentes en el área de Recursos Humanos, los cuales se explican de forma detallada y dentro de un contexto global, en el Programa de Trabajo, son los siguientes:
a) Revisión y análisis de las fluctuaciones significativas en el importe bruto de las nóminas y en los costes totales de sueldos y salarios.
b) Revisión y análisis de las variaciones anormales entre los costes totales de sueldos y salarios, y entre los costes presupuestados y los que realmente se han devengado.
c) Evaluar la razonabilidad del importe del gasto por sueldos y salarios del ejercico asi como del importe de la seguridad social a cargo de la empresa.
d) Revisión de la coincidencia entre la contabilidad de la empresa (cuenta de retenciones practicadas y Seguridad social a cargo de la empresa y del trabajador) y los importes declarados a la Hacienda Pública y a la Seguridad Social (Impreso TC-1).
e) Análisis de toda aquella documentación contable que se considere oportuno, con el fin de cumplir adecuadamente con los Objetivos de Auditoría de este área.
Programa de Trabajo
El programa de trabajo para el área de Recursos Humanos debe contener básicamente los siguientes puntos:
1. Aspectos Generales:
a) Revisión y actualización de procedimientos contables y de control interno en este área.
b) Resumen de puntos fuertes y débiles para determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables.
c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y comentarios con el encargado del trabajo y con la Dirección de la entidad.

2. Aspectos Específicos:
a) Selección de un determinado número de fichas o expedientes del personal, y comprobar su adecuada y completa documentación, mediante:
- Revisión de la inclusión de dichos trabajadores en el libro de matrícula.
- Revisión que todas las nóminas devengadas por el empleado están recogidas en el expediente.
- Verificación de las condiciones contractuales y vigencia de la relación laboral.

b) Selección de un determinado número de meses, de cada uno de los empleados seleccionados en el punto a) y comprobar la adecuada confección y contabilización del recibo salarial, mediante:
- Comprobar que el sueldo base está conforme a lo estipulado en el convenio colectivo aplicable.
- Comprobar que la remuneración y el recibo salarial esta conforme con las condiciones del contrato de trabajo, el cual debe estar vigente para el mes seleccionado, asi como:
- Las operaciones aritméticas en la nómina han sido correctamente calculadas.
- Revisar que el porcentaje de la retención por IRPF aplicada por la empresa está de acuerdo a las condiciones familiares y personales del trabajador contempladas en la normativa fiscal vigente.
- El trabajador ha sido correctamente incluido en la relación nominal del mes en cuestión en el impreso del TC-2 de la Seguridad Social.
- En caso de para el trabajador se utlicen fichas de control tiempos verificar que las horas de mano de obra están de acuerdo al tiempo que se le remunerado en la nómina.
- En el caso de que existan anticipos verificar la adecuada contabilización y su deducción en el recibo salarial del mes siguiente.
- Si la relación de la empresa y el trabajador es externa, verificar el correcto documento soporte de los trabajos realizados por el profesional externo (Factura), la retención aplicada, y la contabilización en cuentas del subgrupo 607 o 623.
- Comprobar la adecuada contabilización del importe de la deuda contraída por la empresa en concepto de vacaciones y pagas extra, teniendo en cuenta el principio de devengo, reflejando el gasto por sueldos y salarios correspondiente.
- En el caso de un trabajador en el que coincida que el en ese ha causado baja, revisar el correcto cálculo, soporte y contabilización de la liquidación (finiquito).
- Verificar que por un lado, la nómina ha sido pagada al trabajador, y por otro, que se ha ingresado en la Seguridad Social, el importe de la Seguridad Social a cargo de la empresa más la cifra a cargo del trabajador (en el mes siguiente).

c) Verificar que el importe registrado como gasto por Seguridad Social a cargo de la empresa es razonable.

d) Obtención de un resumen-listado acumulado anual de nóminas por trabajador y mes, y comprobar que los totales anotados coinciden con los importes contabilizados.


3. Información a incluir en la Memoria.
a) Revisión de toda aquella información que se va a desglosar en la memoria referente a los gastos de personas, sistemas de aportación a planes de pensiones, asi como de remuneración a los miembros del consejo de administración.
4. Conclusiones y Revisión:
a) Redactar un breve memorándum general sobre el trabajo realizado y los principales problemas detectados; concluyendo sobre el trabajo realizado.
b) Revisar el trabajo por la persona última responsable del mismo y cerrar todos los puntos de revisión existentes, incluyendo un resumen de los puntos de control interno observados para discutir con los responsables de la compañía a efectos de inclusión en el informe de control interno.

Bibliografía
-INSTITUTO DE AUDITORES-CENSORES JURADOS DE CUENTAS DE ESPAÑA: - "Normativa Básica para el ejercicio de la profesión de Auditoría en España", Ed. IACJCE, Madrid 1997.

-PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD (Con las modificaciones, interpretaciones y notas producidas hasta Diciembre de 1997, BOICAC nº32), Ediciones del Instituto de Auditores-Censores Jurados de Cuentas de España, Madrid 1998.

-MUÑOZ MERCHANTE, ANGEL: - "Fundamentos de Contabilidad", UNED, Madrid 1997.
-BASTANTE JIMÉNEZ, VICENTE: - "Auditoría Práctica de Medianas y Pequeñas Empresas", Instituto de Auditores-Censores Jurados de Cuentas de España (Escuela de Auditoría), Madrid 1997.

-FERRER, MARTINEZ OCHOA, PEREZ BENEDITO, ALONSO: "Contabilidad de Sociedades", Ed.Ariel Economía, Barcelona 1998.

-CAÑIBANO, LEANDRO: - "Contabilidad: Análisis Contable de la realidad económica", Editorial Pirámide, Madrid 1991.

-CAÑIBANO, LEANDRO: - "Curso de Auditoría Contable", Editorial Pirámide, Madrid 1996.

-MEMENTO PRÁCTICO CONTABLE 2000-2001, Ediciones Francis Lefebvre, Madrid 2000.

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