¿Es auditable la gestión de los recursos humanos? Consideraciones y aportes teóricos acerca de la importancia de las mismas

Autor: Daniel Angulo Gonzalez
Otros conceptos de RR.HH.
15-08-2008
La nueva empresa del siglo XXI demanda la necesidad de implementar una gestión integrada de los recursos humanos que posibilite adaptarse a los cambios originados en el entorno donde las mismas desarrollan su actividad y que propicie una nueva estrategia y filosofía empresarial sustentada en la base de la participación en las acciones y práctica de los recursos humanos de la organización.
Como todo proceso integrado, necesita de herramienta y control para el desarrollo eficaz del mismo, debido a esta necesidad, surge la concepción de realización de auditoría de la gestión de recursos humanos como mecanismo efectivo, no sólo de diagnóstico sino que permite perfeccionar u orientar nuevas políticas de los recursos humanos capaces de sensibilizar en los trabajadores altos niveles de satisfacción y motivación laboral y lograr posicionar a la organización a través de comparación con patrones de competencia fijados en el entorno.

La siguiente publicación, brinda un arsenal teórico que le permitirá profundizar en el concepto e importancia de la realización de auditorías de recursos humanos, para las empresas modernas. Al finalizar su lectura, usted podrá encontrar un nuevo concepto aportado en la definición de auditoria en el ámbito de los recursos humanos.
INTRODUCCIÓN
Una nueva era ha invadido las estructuras empresariales modernas, y ha propiciado que florezca en el pensamiento social, la concepción de nuevas estructuras del Management empresarial, que trae aparejado un cambio en la visión de los recursos humanos (RH) dentro de la organización, que supera aquella perspectiva de verlos como un gasto imputable, por otra donde se considera un factor productivo imprescindible e incluso insustituible que supone para muchas organizaciones su principal activo, y como tal, hay que considerarlo de forma coste - eficacia.

Se considera que los cambios de los recursos humanos son determinantes para los cambios en toda la gestión empresarial. Por lo que el tránsito de la Dirección del personal a la Gestión de los Recursos Humanos (GRH), se está convirtiendo en necesidad para muchas organizaciones. Esta nueva tendencia de GRH generalizada y aplicada en las empresas de éxitos, constituye el tratamiento a los recursos humanos de forma integral, concentrando lo que tradicionalmente se manejaba por separado en áreas como personal, capacitación, organización del trabajo, salarios, seguridad del trabajo, entre otras, en un sistema donde el centro es el hombre y los planes y las acciones interactúan coherentemente entre sí y el resto de los sistemas existente en la organización. Los resultados más notables de este enfoque se asocian a productividad, eficacia, satisfacción, grado de compromiso e implicación del trabajador con la labor que realiza.

Los paulatinos cambios que exige el mercado, han provocado que muchas organizaciones ajusten sus estrategias y reformulen sus estructuras, para adaptarse continuamente a los mismos. Este paso de una visión técnica (Dirección de Personal), a una visión gestora (Dirección de los RH), trae consigo un mayor abanico de registros de acciones y una variedad de actividades y, por tanto, una mayor necesidad de control. Antes tal situación surge la denominada auditoría de GRH como un elemento de dirección y control de los recursos humanos, e instrumento de análisis que facilita un continuo feed - back para el cambio de proceso.
LA AUDITORIA COMO HERRAMIENTA DE CONTROL. CONCEPTOS, OBJETIVOS E IMPORTANCIA
Un departamento de Recursos Humanos no puede asumir que todo lo que hace es correcto, pues puede cometer errores. Las políticas asumidas en un período dado puede que se tornen obsoletas y al evaluarse así mismo el departamento detecta los problemas antes que éstos se conviertan en algo serio para la organización.

Tal situación demanda la necesidad de un control estricto de todos los procesos y políticas, que asume una empresa determinada en un espacio temporal definido y es precisamente en este entorno donde la auditoría como herramienta de control y vía eficaz para obtener la retroalimentación necesaria, entra a jugar su verdadero cometido.

El término auditoría proviene del latín " audio ", oír y nace como consecuencia de la despersonalización de la propiedad de la empresa, es decir, como resultado de la separación entre la propiedad y la administración de la empresa surge la obligación de las mismas de rendir cuentas de forma periódica, en general anualmente, a los accionistas sobre la situación que presentan y los resultados obtenidos.

El concepto de auditoría procede del mundo económico y es un proceso de investigación y evaluación independiente, sobre la información contenida en los estados financieros de una entidad, esta se concretiza con los caracteres siguientes:

Es la expresión de una opinión.
Es la aplicación de unas normas y procedimientos establecidos.
Es llevada a cabo por personal especializado: auditor.
Contiene: Objetivos, Programas, Ejecución y Organización.
 La finalidad es triple :

• Determinar lo que se ha hecho,
• Apreciar lo que se esta haciendo y
• Recomendar las posibles acciones futuras.

Por lo tanto auditar no es sólo diagnosticar el pasado, sino apreciar el presente y asesorar sobre la evolución futura.

Esta unión implica un desarrollo dinámico cíclico de la realidad empresarial y más que la radiografía es un vídeo de seguimiento (Cantera 1995).

El concepto de auditoría de recursos humanos como análisis de las prácticas de GRH, desde una óptica estratégica, surge ha mediado de los años 80, donde se conciben dos funciones básicas:

1. Auditoría de RH como sistema de información directiva, conocer el estado objetivo, para facilitar el desarrollo de proceso de gestión y/o desarrollo de RH.

2. Auditoría de RH como sistema de control y evolución de la aplicación de las políticas y procesos establecidos.

La evolución del concepto de auditoría contable a auditoría de gestión tiene como significado el cambio de los datos contables (valoración económica de la realidad). Es dentro de esta visión actual cuando surge el concepto de ratio de gestión como sistema de apreciación de la realidad desde un punto de vista objetivo.

Hay dos características de la auditoría que conviene examinar:

Auditorías voluntarias y obligatorias: la evolución de la auditoría como sistema fidedigno de apreciación de la realidad, conllevó la obligatoriedad de su aplicación como sistema de control de la rentabilidad, elaborando un sistema minucioso de aplicación, para homogeneizar su validez.

Auditorías internas y externas: teniendo en cuenta el agente de la auditoría y el foco/ origen de la aplicación se establecieron dos formas diferentes pero complementarias de apreciación: la interna, como sistema continuo de cambio y la externa, como sistema garante de independencia en la apreciación.

El concepto de auditoría evoluciona desde la auditoría contable en primer lugar seguida por la auditoría de gestión y culmina con la auditoría de funcional (Comercial, Técnica, Financiera, Gestión empresarial, Sistema y Recursos Humanos).

¿Por qué es necesaria una auditoría?

Estas nos indican que, en general, una organización no puede cambiar tan de prisa como exige el mercado;las empresas deben estar ajustando su estrategia y reformulando su estructura para adaptarse continuamente, siendo la Auditoría un recurso auxiliar vital.

Los objetivos de una auditoría de recursos humanos son tan amplios como el propio campo de la gestión de estos. La auditoría es una reunión y clasificación de los datos que corresponden a las funciones del departamento de personal, en toda la amplitud y profundidad necesaria para los fines de análisis, estudios y previsiones.

Entre los objetivos de la misma tenemos:

• Conocimiento de la estructura humana de la empresa, es decir el número de sus componentes y sus características.

• Evaluación de los procesos de reclutamiento y selección llevados a cabo.

• Registro de las promociones y transferencias de empleados dentro de la organización.

• Administración de salarios y planes de incentivos.

• Estadísticas de accidentes y bajas laborales.

• Índice de rotación de personal y coste del mismo.

• Control de presencia e índice de ausentismo.

• Evaluación de rendimiento (o resultados) y de potencial y las acciones consecuentes con ellas.

• Análisis y descripción de los puestos de trabajo o cargos existentes en la empresa.

La función de control se integra dentro de la filosofía de la auditoría como instrumento básico de la GRH y tiene como objetivo, mostrar los fallos y errores para rectificarlos y evitar su reincidencia.

Por lo tanto el procedimiento a seguir sería:

• Observar prácticas de recursos humanos.

• Comparar acciones con patrones.

• Determinar las acciones correctivas y preventivas de acuerdo a las causas detectadas.

Especialistas dedicados a estudiar los recursos humanos en las organizaciones han planteado diversos modelos donde asumen a la auditoría como uno de los elementos que conforma un sistema y que guarda estrecha relación con el resto de las actividades claves de la GRH.

Harper y Lynch (1992) definen auditoría de RH como un análisis de las políticas y prácticas del personal de una organización y evaluación de su funcionamiento actual, con el objeto de llegar a una opinión profesional sobre las acciones llevadas a cabo en materia de recursos humanos, en un período de tiempo concreto, justifican los gastos. Además de sugerir acciones y medidas para el mejoramiento de la gestión.

Cantera define como auditoría de recursos humanos: El análisis de la políticas y sistemas de gestión y/o desarrollo de Recursos Humanos de una organización y una evaluación de su funcionamiento actual, con la misión de elaborar una opinión profesional si sobre las acciones llevadas a cabo en materia de RH, en un período de tiempo concreto, justifican los gastos e inversiones efectuadas. Además de sugerir acciones y medidas para la mejora de la gestión y desarrollo de la rentabilidad.

Según Ponce, la auditoría del personal se considera, como un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar bajo un método especial todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijadas en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administración del personal.

La auditoría no es solamente una recolección de datos y un chequeo de cumplimiento de los programas y de si se han aplicado con exactitud los presupuestos del estado. Esta implica que con esa base de datos se realice o se lleve a cabo un análisis profundo que nos permita evaluar si lo realizado y aún lo que se dejó de realizar o lo que se hubiese obtenido por encima de lo presente, han servido para los fines y objetivos que en materia de personal se ha fijado la empresa.

La auditoría de Recursos Humanos puede ser definida como el análisis de las políticas y prácticas del personal de una organización y evaluación de su funcionamiento actual, seguidos de sugerencias para su mejoramiento. El propósito principal de la auditoria de RH es mostrar como funciona el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales a la organización o que no están compensando su costo o aun prácticas y condiciones que deben ser aumentadas.

La auditoría es un sistema de revisión y control para informar a la administración sobre la eficiencia del programa de desarrollo (Chiavenato 1993).

Werther y Davis (1992) argumentan que los Departamentos de Personal no pueden partir a la base de que cuanto hacen este bien hecho, estos incurren en errores y ciertas políticas se hacen anacrónicas. Al verificar sus actos, el Departamento de Personal puede detectar problemas antes de que se conviertan en obstáculos serios. Una evaluación de las prácticas del pasado y las políticas actuales puede también revelar enfoques que ya no corresponden a la realidad y que necesitan cambiarse para ayudar al departamento a cumplir mejor en la tarea de enfrentar futuros desafíos.

El papel de la auditoría de la GRH debe indicar como están funcionando los sistemas, así como permitirnos identificar métodos inadecuados, con sus costos y situaciones propicias para aumentar su valor añadido.

La función de la auditoría es, por tanto, doble pues no sólo consiste en indicar fallos y formular problemas, sino en anotar sugerencias y soluciones. Como se aprecia existen cambios desde una concepción de control externo, donde lo importante es conocer los fallos pero proponiendo vías de soluciones.

Al realizar una auditoría de GRH se obtienen varios beneficios entre los que figuran:

• Se identifica el aporte que hace el departamento de recursos humanos a la organización.

• Se mejora la imagen profesional del departamento de recursos humanos.

• Se alienta al personal de recursos humanos a asumir mayor responsabilidad y actuar en un nivel más alto de profesionalismo.

• Se esclarecen las responsabilidades, los deberes del departamento de recursos humanos.

• Se facilita la uniformidad de las prácticas y políticas de los recursos humanos.

• Se destacan problemas latentes, potencialmente explosivos.

• Se garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales.

• Se reducen los costos de recursos humanos mediante prácticas mejoradas.

• Se promueven los cambios necesarios en la organización.

Conclusiones
El análisis de las concepciones aquí tratadas contribuyeron a precisar un nuevo concepto de auditoría de GRH, el mismo concibe a la misma como un:

¨ Diagnóstico exhaustivo de las prácticas, métodos, políticas y tratamiento de los recursos humanos asumido por la organización en un período de tiempo determinado, que permite establecer y proyectar políticas dirigidas a la búsqueda de la calidad y el buen funcionamiento y desarrollo de las acciones de los recursos humanos dentro de la organización, además posibilita establecer un proceso de comparación con las organizaciones que desarrollan su actividad económica y social en el entorno de las mismas.
BIBLIOGRAFIA
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18. Marín Marín, Henry (1994). Cultura, poder, y cambio organizacional. Revista DYNA. Colombia. Nr. 118. P 31-36.

Auditoría de Recursos Humanos.

José Mª Carnicer

Los recursos humanos son considerados por las actuales teorías de organización de la empresa como uno de los activos de los que dispone más valiosos. Es por ello, que el reflejo que va a tener en la contabilidad va a ser muy importante, tanto cualitativamente como cuantitativamente, representando una parte significativa del total de gastos que durante el ejercicio económico incurre la empresa, incidiendo de forma directa o indirecta en el resultado de la compañía, o bien activándose como mayor valor de ciertos elementos.
En esta lección, se va analizar la actividad de auditoría en relación a los recursos humanos que utiliza la empresa en el desarrollo de su actividad, fundamentalmente en la vertiente contable de los mismos.

Introducción

En el Área de los Recursos Humanos de la empresa, se nos plantean las siguientes preguntas:
¿Qué objetivos pretende alcanzar el auditor con su trabajo?.

¿Qué procedimientos va a utilizar para conseguir sus objetivos?

¿Qué pretende conocer el auditor en relación al control interno que sigue la empresa auditada en el transcurso de su actividad?

¿Qué tipo de programa sigue el auditor?

¿En qué cuentas del Plan General de Contabilidad va a centrarse el auditor?

Objetivos
I Analizar y conocer el trabajo del auditor en relación a los objetivos de Auditoría que persigue cuando audita el área de los Recursos Humanos.

II Analizar y conocer las cuentas contables que van a ser objeto de revisión en el área de los Recursos Humanos.

III Analizar y conocer el trabajo del auditor en relación a los procedimientos de Auditoría que puede aplicar para conseguir los objetivos ya definidos dentro del área de los Recursos Humanos.

IV Analizar y conocer el trabajo y los objetivos del auditor con respecto al Control Interno de la empresa auditada para el área de los Recursos Humanos.

Apartados

I Auditoría del área de los Recursos Humanos.

Descripción
Los Recursos humanos en materia contable, vienen fundamentalmente reflejados, en términos cuantitativos, al utilizar dichos recursos en la actividad de la empresa, bien mediante los sueldos y salarios del personal en plantilla (retribución al factor trabajo dependiente), o bien mediante la contratación de servicios de trabajadores o profesionales externos a la misma (retribución al factor trabajo independiente).
Sin embargo, hay otras formas en las que los recursos humanos afloran en la contabilidad de la compañía, como puede ser a través de las relaciones laborales con la Seguridad Social, con la Hacienda Pública, de planes de pensiones concertados con sus trabajadores, del pago de indemnizaciones, primas y gratificaciones, gastos incurridos en formación del mismo, o la participación en beneficios de la empresa, por ejemplo.
Analíticamente, centrándose en los gastos de personal, éstos suelen representar una parte significativa del total de costes de la empresa, teniendo un efecto directo sobre el resultado de explotación, y en ocasiones, formando parte del coste de activos de la empresa.
Cuentas del Área
Las cuentas del área en las que se va a basar el trabajo del auditor van a ser las siguientes:
En la cuenta de Pérdidas y Ganancias se encuentran la mayoría de las cuentas relacionadas con los Recursos Humanos:

62 SERVICIOS EXTERIORES
623 SERVICIOS DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES.

64 GASTOS DE PERSONAL
640 SUELDOS Y SALARIOS.
641 INDEMNIZACIONES.
642 SEGURIDAD SOCIAL A CARGO DE LA EMPRESA.
643 APORTACIONES A SISTEMAS COMPLEMENTARIOS DE PENSIONES.
649 OTROS GASTOS SOCIALES.

66 GASTOS FINANCIEROS
662 INTERESES DE DEUDAS A LARGO PLAZO.
662X Rendimientos atribuibles al fondo de pensiones.

75 OTROS INGRESOS DE GESTION
755 INGRESOS POR SERVICIOS DIVERSOS AL PERSONAL.

79 EXCESOS Y APLICACIONES DE PROVISIONES
790 EXCESO DE PROVISION PARA RIESGOS Y GASTOS.
790X Exceso de Provisión para pensiones y obligaciones similares.

En el Balance de Situación, las siguientes cuentas:

14 PROVISION PARA RIESGOS Y GASTOS
140 PROVISION PARA PENSIONES Y OBLIGACIONES SIMILARES.
140X Provisión para vacaciones y pagas extra.

25 OTRAS INVERSIONES FINANCIERAS PERMANENTES
254 CREDITOS A LARGO PLAZO AL PERSONAL.

46 PERSONAL
460 ANTICIPO DE REMUNERACIONES.
465 REMUNERACIONES PENDIENTES DE PAGO.

46 PERSONAL
460 ANTICIPO DE REMUNERACIONES.
465 REMUNERACIONES PENDIENTES DE PAGO.

47 ADMINISTRACIONES PUBLICAS.
470 HACIENDA PUBLICA, DEUDOR POR DIVERSOS CONCEPTOS.
4701 Hacienda Pública, deudor por retenciones practicadas.
471 ORGANISMOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL, DEUDORES
475 HACIENDA PUBLICA, ACREEDOR POR DIVERSOS CONCEPTOS.
4701 Hacienda Pública, acreedor por retenciones practicadas.
476 ORGANISMOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL, ACREEDORES

54 OTRAS INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES
544 CREDITOS A CORTO PLAZO AL PERSONAL.

Objetivos de Auditoría
Los principales objetivos que va a buscar el auditor dentro del área de Recursos Humanos, son los siguientes:
a) Las nóminas has sido adecuadamente realizadas de acuerdo a la legislación laboral, teniendo en cuenta lo establecido en el convenio colectivo aplicable a la empresa y las condiciones contractuales del trabajador.
b) Los gastos de personal han sido completos, son reales (no ficticios, es decir, existencia de una relación laboral entre trabajador y empresa), y están correctamente contabilizados.
c) Existencia de adecuación y prudencia en los saldos, así como el mantenimiento de la uniformidad con respecto a ajercicios precedentes respecto a la periodificación, estimaciones y devengo.
d) Correcta dotación en gastos del ejercicio de la provisión para pensiones y obligaciones similares y el importe registrado en el pasivo asegura de forma razonable el cumplimiento de los compromisos contraídos por los empleados afectos al plan.
e) La empresa cumple con sus obligaciones en materia laboral frente a la Seguridad Social.
f) La empresa cumple con sus obligaciones en materia fiscal frente a la Hacienda Pública, elaborando las retenciones a los trabajadores en nómina (IRPF) de forma correcta e ingresándolas en el citado organismo.
g) Reflejo adecuado en la contabilidad de la empresa de determinados gastos específicos del personal, como sueldos de administradores o liquidadores en su caso.
h) La memoria incorpora la información mínima exigida por la normativa contable sobre los gastos de personal y demás elementos contables intregados dentro del concepto de "Recursos Humanos".
i) Existencia de un buen Sistema de Control Interno, según lo establecido en los "Objetivos de Control Interno".
Objetivos de Control Interno
Los puntos principales de control interno del área de Recursos Humanos que el auditor va a analizar vienen determinados por las siguientes cuestiones:
a) Existencia de unos criterios claros y escritos en relación a la contratación del personal, la fijación de los salarios, y la confección de los recibos salariales y su pago; teniendo que estar todo ello debidamente autorizado. De este modo, la segregación de las funciones en este área tiene que estar claramente establecida en el seno de la empresa.
b) Se deben mantener unos expedientes de personal, los cuales tienen que tener un carácter de estricta confidencialidad, debiendo contener para cada trabajador de la empresa tanto datos de caracter general (nombre, dirección, lugar de residencia y nacimiento, nº de afiliación a la Seguridad Social, número de familiares a su cargo a efectos de IRPF) como todos aquellos datos de su perfil profesional (referencias, experiencia laborales), personal (tipo de contratación con la compañía, fecha de comienzo en la empresa, departamento, categoría profesional, sueldo inicial, autorización de domicialición de la nómina, cambios y movilidad dentro de la entidad) y académico (expediente académico, certificados de cursos e idiomas) relevantes. Esta tarea de adecuado registro del personal de la empresa debe estar asignada a algun empleado que, con una jerarquía superior, se ocupe de estos temas, o bien si la empresa dispone de ello, del Departamento de Recursos Humanos.
c) Existencia de organigramas actualizados y medios de seguridad para la custodia de dichos expedientes de personal y toda aquella información confidencial sobre los recursos humanos de la empresa, como el libro de matrícula y el libro de visitas.
d) Establecimiento de procedimientos para la fijación de revisiones, con la periodicidad que la gerencia estime oportuno, sobre aspectos de orden interno como los sueldos y salarios, las vacaciones, ascensos y promociones, fechas y formas de pago, horas extras, gastos de viaje, cursillos y formación del personal, primas e incentivos al mismo, etc.
e) Existencia de listados-resumen de nominas por mes y trabajador, lo que facilita el control y la comparación de saldos entre períodos, y entre los datos reales y las cifras que se hayan podido presupuestar por los órganos directivos, permitiendo un más rápido análisis de desviaciones.
f) Fijación de métodos razonables para la adecuada distribución de todos los gastos relacionados con los recursos humanos entre costes directos, indirectos y generales.
g) Conciliación de forma periódica entre las cuentas bancarias y los pagos de nóminas.
h) En el caso de que la empresa utilice tarjetas de control de tiempos, se debe conciliar las horas pagadas con las que aparecen en ellas.
j) Análisis de la causas de las bajas temporales (índices de absentismo laboral), y de las bajas definitivas.
k) Adecuado cumplimiento de la compañía de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
i) Existencia de la supervisión de todas las cuestiones laborales por un experto (bien interno o externo) en estos temas.

Procedimientos de Auditoría
Los Procedimientos de Auditoría más frecuentes en el área de Recursos Humanos, los cuales se explican de forma detallada y dentro de un contexto global, en el Programa de Trabajo, son los siguientes:
a) Revisión y análisis de las fluctuaciones significativas en el importe bruto de las nóminas y en los costes totales de sueldos y salarios.
b) Revisión y análisis de las variaciones anormales entre los costes totales de sueldos y salarios, y entre los costes presupuestados y los que realmente se han devengado.
c) Evaluar la razonabilidad del importe del gasto por sueldos y salarios del ejercico asi como del importe de la seguridad social a cargo de la empresa.
d) Revisión de la coincidencia entre la contabilidad de la empresa (cuenta de retenciones practicadas y Seguridad social a cargo de la empresa y del trabajador) y los importes declarados a la Hacienda Pública y a la Seguridad Social (Impreso TC-1).
e) Análisis de toda aquella documentación contable que se considere oportuno, con el fin de cumplir adecuadamente con los Objetivos de Auditoría de este área.
Programa de Trabajo
El programa de trabajo para el área de Recursos Humanos debe contener básicamente los siguientes puntos:
1. Aspectos Generales:
a) Revisión y actualización de procedimientos contables y de control interno en este área.
b) Resumen de puntos fuertes y débiles para determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables.
c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y comentarios con el encargado del trabajo y con la Dirección de la entidad.

2. Aspectos Específicos:
a) Selección de un determinado número de fichas o expedientes del personal, y comprobar su adecuada y completa documentación, mediante:
- Revisión de la inclusión de dichos trabajadores en el libro de matrícula.
- Revisión que todas las nóminas devengadas por el empleado están recogidas en el expediente.
- Verificación de las condiciones contractuales y vigencia de la relación laboral.

b) Selección de un determinado número de meses, de cada uno de los empleados seleccionados en el punto a) y comprobar la adecuada confección y contabilización del recibo salarial, mediante:
- Comprobar que el sueldo base está conforme a lo estipulado en el convenio colectivo aplicable.
- Comprobar que la remuneración y el recibo salarial esta conforme con las condiciones del contrato de trabajo, el cual debe estar vigente para el mes seleccionado, asi como:
- Las operaciones aritméticas en la nómina han sido correctamente calculadas.
- Revisar que el porcentaje de la retención por IRPF aplicada por la empresa está de acuerdo a las condiciones familiares y personales del trabajador contempladas en la normativa fiscal vigente.
- El trabajador ha sido correctamente incluido en la relación nominal del mes en cuestión en el impreso del TC-2 de la Seguridad Social.
- En caso de para el trabajador se utlicen fichas de control tiempos verificar que las horas de mano de obra están de acuerdo al tiempo que se le remunerado en la nómina.
- En el caso de que existan anticipos verificar la adecuada contabilización y su deducción en el recibo salarial del mes siguiente.
- Si la relación de la empresa y el trabajador es externa, verificar el correcto documento soporte de los trabajos realizados por el profesional externo (Factura), la retención aplicada, y la contabilización en cuentas del subgrupo 607 o 623.
- Comprobar la adecuada contabilización del importe de la deuda contraída por la empresa en concepto de vacaciones y pagas extra, teniendo en cuenta el principio de devengo, reflejando el gasto por sueldos y salarios correspondiente.
- En el caso de un trabajador en el que coincida que el en ese ha causado baja, revisar el correcto cálculo, soporte y contabilización de la liquidación (finiquito).
- Verificar que por un lado, la nómina ha sido pagada al trabajador, y por otro, que se ha ingresado en la Seguridad Social, el importe de la Seguridad Social a cargo de la empresa más la cifra a cargo del trabajador (en el mes siguiente).

c) Verificar que el importe registrado como gasto por Seguridad Social a cargo de la empresa es razonable.

d) Obtención de un resumen-listado acumulado anual de nóminas por trabajador y mes, y comprobar que los totales anotados coinciden con los importes contabilizados.


3. Información a incluir en la Memoria.
a) Revisión de toda aquella información que se va a desglosar en la memoria referente a los gastos de personas, sistemas de aportación a planes de pensiones, asi como de remuneración a los miembros del consejo de administración.
4. Conclusiones y Revisión:
a) Redactar un breve memorándum general sobre el trabajo realizado y los principales problemas detectados; concluyendo sobre el trabajo realizado.
b) Revisar el trabajo por la persona última responsable del mismo y cerrar todos los puntos de revisión existentes, incluyendo un resumen de los puntos de control interno observados para discutir con los responsables de la compañía a efectos de inclusión en el informe de control interno.

Bibliografía
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-MEMENTO PRÁCTICO CONTABLE 2000-2001, Ediciones Francis Lefebvre, Madrid 2000.

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La Auditoría socio-laboral

Enviado por Jesús García Munguira

1. El Graduado Social: Auditor Socio-Laboral
2. Concepto de Auditoría Socio-Laboral
3. Destinatarios de la Auditoría Socio-Laboral
4. Objetivo de la Auditoría Socio-Laboral
5. Normativa aplicable a la Auditoría Socio-Laboral
6. El Contrato o Carta de Encargo
7. Normas Técnicas de Auditoría Socio-Laboral
8. Desarrollo de las Normas Técnicas
9. Las Áreas Objeto de Auditoría Socio-Laboral
10. Informe Final. Esquema Formal de las áreas de Auditoría Socio-Laboral
Los papeles de trabajo en la Auditoría laboral

I. El Graduado Social: Auditor Socio-Laboral.
Según con lo establecido en los Estatutos de los Colegios Oficiales de los Graduados Sociales, el Graduado Social es el técnico en materia socio laboral, que se dedica de manera habitual, al estudio del asesoramiento, la representación y la gestiónde todos los asuntos laborales y sociales, de acuerdo con lo dispuesto en el articulo 1 de la Orden del Ministerio de Trabajo de 28 de agosto de 1970, que establece las funciones de los graduados sociales y articulo 440.3 de la Ley orgánica de poder judicial, que atribuye las facultades de representación en los procedimientos laborales y de seguridad social.
Por su formación, en estos momentos, previo la realización de unos estudios de técnicas de auditoría socio-laboral, se convierte como especialista en la profesión de auditoría para poder realizar bien con carácter interno para sus propias empresas, bien con carácter externo para aquellas empresas ajenas a su propia organización, lo que supone una ampliación de sus posibilidades del ejercicio profesional.
Es así que el graduado social en este momento tiene entre otras misiones y conocimientos la auditoría sociolaboral de las empresas, y es necesario que el graduado social se especialice, convirtiendo la auditoría sociolaboral como una calificación del graduado social independiente, neutra e imparcial. Al igual que en el campo de la contabilidad y de la economía existen auditores de cuentas, en el campo laboral existen auditores sociolaborales.
La idea de la Auditoría socio laboral como especialización fue sentida y querida desde los orígenes de la profesión de graduado social y ya en abril de 1968 con ocasión de celebrarse la II Asamblea de Juntas Directivas de Colegios de Graduados Sociales se incluyo una ponencia con el titulo "El Graduado Social como Censor Laboral ", y no ha habido, a partir de ese momento Asamblea, Congreso o Jornada Profesional en que la auditoría socio laboral no fuera tema obligado.
II. Concepto de Auditoría Socio-Laboral
La auditoría laboral es la actividad que realizada por una persona cualificada e independiente analiza y revisa la situación jurídico – laboral de una empresa. Verificando, mediante el estudio de la documentación e información aportada por la propia empresa, el grado de cumplimiento de la legislación vigente en materia laboral y de seguridad social, a fin de que se pueda conocer y valorar dicha información por terceros.
Antes de la entrada en vigor de la Ley de Auditoría de Cuentas el 19 de julio de 1988, no existía una regulación sistemática, sino únicamente normas fragmentarias, como el articulo 38 de la Constitución, referido a la libertad de empresa, algunos artículos del Código de Comercio, las Leyes de Sociedades Anónimas y sociedades limitadas, el Plan general de Contabilidad y otras normas dispersas.
Actualmente deberán someterse obligatoriamente a la auditoría contable a las sociedades que durante dos años consecutivos en la fecha del cierre económico, se pasen unas determinadas cifras:
Capital activo
Volumen anual de negocio
Promedio de empleados de 50 trabajadores
El ámbito laboral
La auditoría ha experimentado un desarrollo enorme en estos últimos años, especialmente en la rama de riesgos laborales, en que se ha publicado una Ley y Reglamento.
Existen también algunas enumeraciones del censor o auditor en nuestra normativa laboral y en concreto en el Estatuto de los Trabajadores en concreto el art. 51.5.3.ET cuando plantea que se deberá emitir un informe respecto de la situación financiera y contable de la empresa en los supuestos de regulación de empleo con extinción de contratos laborales por causas tecnológicas o económicas y de fuerza mayor.
O el Código de comercio cuando indica la posibilidad de un reconocimiento general de los librosde contabilidad en los casos de regulación de empleo o cuando los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo art. 32.2 Código de Comercio.
III. Destinatarios de la Auditoría Socio-Laboral
En primer lugar a los directivos y administradores de la propia empresa, porque el resultado de la auditoría les indica si la dirección y control de aquella se ha estado llevando de forma eficiente, al propio tiempo que les proporciona datos fidedignos para la toma de decisiones.
Los propietarios y accionistas mayoritarios tienen su interés especial, porque es una forma de asegurarse que la dirección y el control del negocio se lleva de forma eficiente y de acuerdo con lo procedimientos establecidos y legales.
A los posibles inversores de capital en la empresa y entidades de crédito, porque para invertir en acciones u obligaciones de la compañía o para estimar el valor de compraventa, necesitan conocer información de confianza, que permita saber el riesgo de esa compañía.
La administración publica, esta interesa en conocer la situación laboral de las empresas cuando pretenden optar a un concurso de obras o suministros, en cuanto se les acredite que reflejan el cumplimiento de los deberes laborales.
En los procesos judiciales en los que se discuta el valor de la empresa o se trate de comprobar la posibilidad de irregularidades de las mismas, casos como valorar herencias, casos de ventas, separación de socios, asociación y fusiones de empresas, puede resultar de utilidad la realización de una auditoría, total o parcial según los casos.
Personal trabajador al servicio de la empresa también puede tener interés legítimo en disponer de información de la empresa en que trabaja en conocer el aspecto laboraly cumplimiento con la seguridad social (ver comités de empresa)
Porque este chequeo
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social realizó 1.400.000 visitas durante el año de 2005. En los sectores (agricultura, industria y servicios). Un 5% más que en el ejercicio anterior, desarrolladas conforme a las necesidades establecidas en las Comisiones
Territoriales y en el Programa de Objetivos, así como por actuación rogada, es decir, a partir de denuncias y reclamaciones individuales.
A pesar del aumento de las actuaciones realizadas, el número de infracciones detectadas fue de 100.391, un 10% menos que en 2004, y, en consecuencia, el importe de las sanciones propuestas ascendió a 232,5 millones de euros, un 3,5% menos que el año anterior.
Lucha contra el Fraude
Entre los objetivos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social destaca la lucha contra el fraude, tanto en materia de Régimen Económico de la Seguridad Social como en el uso de las diversas modalidades de contratación, las diferentes formas de economía irregular y subempleo y la contratación irregular de ciudadanos extranjeros sin permiso de trabajo.
Por áreas de actuación, la mayoría, en concreto 653.432, casi el 50%, han sido en Seguridad Social, seguidas por las realizadas en materia de seguridad y salud laboral, 490.603; de relaciones laborales, 95.114, de empleo (excluidos extranjeros), 38.268, y 4.940 en otras áreas.
Las actuaciones en materia de Seguridad Social dieron lugar a 42.938 infracciones que conllevaron sanciones por un importe de 34,1 millones de euros y afectaron a 92.963 trabajadores, a 36.932 de los cuales le fue promovida su alta en la Seguridad Social por la propia Inspección.
En Andalucía hubieron 260.276 actuaciones de ellas se levantaron un total de 18.156 actas por importe de 35.261.784.-€ que afectaron a 96.763 trabajadores y en concreto en Granada hubieron 25.961 actuaciones, 2.402 actas por importe de 4.240.018 que afectaron a 9.786 trabajadores.
IV. Objetivo de la Auditoría Socio-Laboral
Es plasmar la situación real de la empresa en cuanto al cumplimiento de las obligaciones jurídico-laborales y de seguridad social mediante la elaboración de un informe.
Se trata en realizad hacer una radiografía jurídica de la realidad laboral y de seguridad social de la empresa auditada, ya sea por encargo o deseo de la propia empresa, o por cuenta de otra empresa o grupo de empresas que pretende adquirir la primera.
Características de las Auditoría Socio-Laboral
De forma resumida podemos decir:
Es una actividad que se estudian y revisan aspectos laborales y de seguridad social o grupo de empresas.
Siempre debe realizarse por personas externas e independientes de la sociedad o sociedades auditadas
Es sistemática el resultado no se basa al azar, sino a un análisis minucioso, ordenado y planificado.
Es objetiva en base a evidencias objetivas a través de las cuales el auditor avala sus conclusiones.
Se realiza mediante técnicas de revisión y verificación.
Es útil para todas las empresas bien sean pequeñas, medianas o grandes.
El informe de auditoría siempre tiene como destinatarios a los órganos de dirección de la sociedad auditada.
V. Normativa aplicable a la Auditoría Socio-Laboral
Actualmente, no existe ninguna regulación específica.
Las distintas clases de auditorías no tienen normativa especifica salvo la auditoría de cuentas contable que se encuentra regulado por la Ley 19/1988 de 12 de julio, desarrollada por el Reglamento de Auditorías Contable aprobado por el Real Decreto 1636/1990 de 20 de diciembre.
Y la auditoría de Prevención de riesgos laborales regulada por Ley 31/1995 de 8 de noviembre.
Por ello hay que recurrir y aplicar analógicamente las normas técnicas de auditoría contable validas para este tipo de auditoría.
VI. El Contrato o Carta de Encargo
El auditor laboral deberá acordar por escrito con su cliente el objetivo del chequeo de la situación jurídico-laboral y de seguridad social de la propia empresa contratante del servicio y alcance del trabajo, bien es general o parcial sobre sus objetivos, así como sus honorarios o los criterios para su cálculo.
En el contrato o carta de encargo se deberá indicar el total número de horas estimado para la realización del trabajo.
Antes de aceptar el encargo, el auditor debe considerar si existe alguna razón que aconseje su rechazo por razones éticas o técnicas
La formalización del contrato o carta de encargo, aparte de formar parte de las normas técnicas sobre ejecución de trabajo, tiene trascendencia en cuanto se establece la responsabilidad ante la auditoría y la de pago por el mismo.
VII. Normas Técnicas de Auditoría Socio Laboral
Las normas técnicas de auditoría constituyen los principios y requisitos que debe observar necesariamente el auditor laboral en el desempeño de su función y sobre las que deben basarse las actuaciones necesarias para expresar una opinión técnica responsable.
En la actualidad no existen normas técnicas en una auditoría laboral, por lo que se aconseja recurrir a las normas técnicas de auditoría contable regulado en la Ley 19/1988 de 12 julio o el Reglamento Real Decreto 1636/1990 de 20 de diciembre que desarrolla dicha Ley.
Las normas técnicas de auditoría laboral versarán sobre las siguientes cuestiones:
Normas técnicas de carácter general.
Normas técnicas sobre la ejecución del trabajo.
Normas técnicas sobre informes.
Son normas técnicas de carácter general
Afectan a las condiciones que debe reunir el auditor laboral y a su comportamiento en el desarrollo de la actividad de auditoría socio laboral, habrán de referirse, al menos, a las siguientes cuestiones:
Formación técnica y capacidad profesional
Independencia, integridad y objetividad
Diligencia y responsabilidad profesional
Secreto Profesional
Honorarios Profesionales
Publicidad
Normas técnicas sobre la ejecución del trabajo.
Las normas técnicas sobre la ejecución del trabajo que hacen referencia a la preparación y ejecución del trabajo a realizar por el auditor laboral, regularán el conjunto de técnicas de investigación e inspección aplicables a documentos socio laborales (Contratos, nominas, seguros sociales, demandas etc.) sujetos a examen, mediante los cuales el auditor fundamenta su opinión responsable e independiente, y en concreto harán referencia a:
Los trabajos necesarios para conocer, con carácter previo y de forma completa, los sistemas de control interno de la Empresa o
Entidad auditada cuya evaluación servirá de base para determinar la extensión de las pruebas objetivas a efectuar.
La planificación y programación de los trabajos.
La ejecución de los trabajos, incluyendo los métodos y pruebas adecuados para la obtención de la evidencia, determinando los posibles procedimientos a aplicar, en función de la naturaleza y contenido de la Empresa o Entidad sobre la que se realizan los trabajos. En la medida de lo posible, las normas técnicas desarrollarán los métodos y procedimientos de particular aplicación
El contenido, custodia y principios referentes a la documentación justificativa de los trabajos desarrollados.
El control que todo auditor laboral de auditoría debe establecer para la supervisión de sus propios trabajos.
Normas técnicas sobre informes.
Las normas técnicas sobre preparación de informes regularán los principios que han de ser observados en la elaboración y presentación del informe de auditoría socio laboral estableciendo la extensión y contenido de los diferentes tipos de informe, así como los criterios que fundamenten el modelo de informe a utilizar en cada caso.
A El titulo de la auditoría, el destinatario y la sociedad auditada.
B El alcance de la auditoría, los documentos auditados, los procedimientos aplicados y las pruebas realizadas
C La opinión del auditor sobre la situación real jurídico-laboral y de seguridad social de la sociedad auditada
D Las restricciones que han existido por parte de la empresa, así como la negativa a la entrega de documentación o información solicitada.
E Nombre del auditor fecha y firma.
De todo lo anteriormente expuesto habría que destacar varios desarrollos o principios que se concreta en:
VIII. Desarrollo de las normas técnicas
Planificación
La primera norma es:
El trabajo se planificará apropiadamente
La planificación de la auditoría comporta el desarrollo de una estrategia global en base al objetivo y alcance del encargo y la forma en que se espera que responda la organización de la entidad.
El alcance con que se lleve a cabo la planificación varía según el tamaño y la complejidad de la entidad, de la experiencia que el auditor tenga de la misma, del conocimiento del tipo de la empresa se desenvuelve, de la calidad de la organización y del control interno de la entidad.
Al planificar su trabajo, el auditor debe considerar, entre otras cuestiones, las siguientes:
a) Una adecuada comprensión de la de la entidad, del sector en que ésta opera, el productoo servicio que comercializa y la situación económica y de mercado
b) Los procedimientos y principios socio laborales que sigue la entidad y la uniformidad con que han sido aplicados, así como los sistemas normativos utilizados en su desarrollo.
c) el grado de eficacia y fiabilidad inicialmente esperado de los sistemas de control interno.
El auditor deberá documentar adecuadamente el plan de la auditoría.
A través de la planificación de su examen, el auditor debe determinar, entre otros aspectos, la naturaleza, alcance y momento de ejecución del trabajo a realizar y preparar un programa de auditoría escrito.
El programa de auditoría facilita un control y seguimiento más eficaz del trabajo realizado y se utilizará para trasmitir instrucciones a los miembros del equipo del auditor en cuanto al trabajo a realizar.
Debe indicar con suficiente detalle las pruebas de auditoría que el auditor considera necesarias para conseguir los objetivos del examen.
Al aplicar el programa, el auditor debe guiarse por los resultados obtenidos en los procedimientos y consideraciones de la fase de planificación.
Conforme al examen avanza, es posible que se produzcan cambios respecto de las condiciones esperadas, que hagan necesario modificar los procedimientos de auditoría inicialmente previstos. Tales modificaciones deberán documentarse adecuadamente y comunicarlo.
Consideraciones sobre el tipo de la Entidad.
El auditor debe llegar a un nivel de conocimiento del tipo de la entidad que le permita planificar y llevar a cabo su examen siguiendo las Normas Técnicas de Auditoría. Ese nivel de conocimiento debe permitirle tener una opinión de la estructura general de la empresa, normativa laboral aplicable, Estructura del personaly contratación, Sistemas retributivos, Sistemas de trabajo y jornada, Modificaciones suspensiones y extinción de contratos Representación legal de los trabajadores y Seguridad Social y prácticas que puedan tener a su juicio un efecto significativo en la auditoría socio laboral. El conocimiento del desarrollo de la entidad ayuda al auditor a, entre otras, las siguientes identificaciones:
a) Identificar aquellas áreas que podrían requerir consideración especial.
b) Identificar el tipo de condiciones bajo las que la información laboral se produce, se procesa, se revisa y se compila dentro de la organización.
c) Identificar la existencia de normativa de control interno.
d) Evaluar la razón habilidad de los comentarios y manifestaciones hechas por la gerencia.
e) Evaluar si los principios y normas laborales utilizados son apropiados y si guardan uniformidad con los aplicados.
El auditor debe conocer la naturaleza de la entidad, su organización y las características de su forma de actuar. Ello comporta analizar, entre otros aspectos, los siguientes:
a) La estructura mercantil en el ámbito de la relaciones laborales, fundamentalmente tratándose de grupo de empresas y su encuadramiento a efectos de seguridad social.
b) Normas reguladoras de las relaciones laborales tipo de convenio y su aplicación y vigencia.
c) Ver si la contratación utilizada por la empresa se adecua a la legislación vigente, profundizando en las relaciones laborales especiales y las bonificaciones en la seguridad social.
d) Revisar los conceptos retributivos de los trabajadores a su adecuada legislación y convenio de aplicación.
e) Las modificaciones contractuales, suspensiones de contrato de trabajo e extinciones contractuales
f) Analizar si la representación legal de los trabajadores es la adecuada determinando sus facultades deberes y derechos de dichos representantes y si corresponde las secciones sindicales funcionamiento y facultades
g) Se estudiara la cotización a la seguridad social aplicación de las deducciones y reintegro de prestaciones y bonificaciones
h) Sus relaciones con otras empresas del mismo grupo y terceras vinculadas
i) El manual de políticas y procedimientos.
Consideraciones sobre el sector de negocio de la entidad.
El auditor debe también considerar aquellos aspectos que afectan al sector en el cual se desenvuelve la entidad, tales como:
a) Condiciones económicas.
b) Regulaciones y controles gubernamentales.
c) Cambios de tecnología.
d) La práctica social normalmente seguida por el sector.
e) Nivel de competitividad.
Desarrollo de un plan global relativo al ámbito y realización de la auditoría.
El auditor desarrollará un plan global que deberá documentarse y que comprenderá, entre otros aspectos, los siguientes:
a) Los términos del encargo de auditoría y responsabilidades correspondientes.
b) Principios y normas legislativas, Normas Técnicas de Auditoría, Convenio de aplicación, leyes y reglamentaciones aplicables.
c) La identificación de las transacciones o áreas significativas que requieran una atención especial.
d) La determinación de niveles o cifras de importancia relativa y su justificación.
e) El grado de fiabilidad que espera atribuir a los sistemas de contabilidad y al control interno.
f) La naturaleza de las pruebas de auditoría a aplicar y el sistema de determinación y selección de las muestras.
g) El trabajo de los auditores internos y su grado de participación, en su caso, en la auditoría externa.
h) La participación de otros auditores en la auditoría de filiales y/o sucursales de la entidad.
i) La participación de expertos.
Preparación del programa de auditoría.
El auditor deberá preparar un programa escrito de auditoría en el que se establezcan las pruebas a realizar y la extensión de las mismas para cumplir los objetivos de auditoría. El programa debe incluir los objetivos de auditoría para cada parcela o área y será lo suficientemente detallado de forma que sirva como documento de asignación de trabajos a los profesionales del equipo que participen en la auditoría, así como medio de control de la adecuada ejecución del mismo.
En la preparación del programa de auditoría, el auditor habiendo obtenido cierto conocimiento del sistema de social y de los correspondientes controles internos, puede considerar oportuno confiar en determinados controles internos a la hora de determinar la naturaleza, momento de realización y amplitud de los procedimientos de auditoría. El auditor puede decidir confiar en determinados controles internos como un medio eficaz y eficiente para la realización
de la auditoría. Sin embargo, el auditor puede decidir no basarse en controles internos cuando existan otros medios más eficientes de obtención de pruebas o evidencia suficiente y adecuada en auditoría. El auditor deberá considerar también el momento de realizar los procedimientos, la coordinación de cualquier ayuda que se espera de la entidad, la disponibilidad de personal, y la participación de otros auditores o expertos.
El plan global y el correspondiente programa deberán revisarse a medida que progresa la auditoría. Cualquier modificación se basará en el estudio del control interno, la evaluación del mismo y los resultados de las pruebas que se vayan realizando.
Estudio y evaluación del sistema de control interno.
La segunda Norma es:
Deberá efectuarse un estudio y evaluación adecuada del control interno como base fiable para la determinación del alcance, naturaleza y momento de realización de las pruebas a las que deberán concretarse los procedimientos de auditoría".
A tal efecto es preciso distinguir entre el estudio destinado a evaluar y mejorar el sistema de control interno de una entidad, realizado por el auditor en su calidad de experto y en virtud de mandato específico, del estudio y evaluación de control interno que se realiza en el contexto de una auditoría, y al que se refiere estas Normas Técnicas.
Definiciones y conceptos básicos
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los temas sociales están debidamente protegidos, que la documentación son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumplen según las directrices marcadas por la Dirección.
Esta definición es, posiblemente, más amplia que el significado que normalmente se atribuye al término, ya que las implicaciones de un sistema de control interno, se extienden más allá de las materias que lo relacionan con el departamento de recursos humanos.
Por definición, el control interno confiere una seguridad razonable, pero no absoluta de que los objetivos del mismo se cumplirán. La implantación y mantenimiento de un sistema de control interno es responsabilidad de la Dirección, que debe someterlo a una continua supervisión para determinar que funciona según está prescrito, modificándolo si fuera preciso, de acuerdo con las circunstancias.
Todo sistema de control interno tiene unas limitaciones. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, fallo humano, etc. Además de aquellos procedimientos cuya eficacia se basa en la segregación de funcionespueden eludirse como consecuencia de existir colusión de los empleados implicados en el control interno. Igualmente los procedimientos basados en el objetivo de asegurar que las contrataciones se ejecutan según los términos autorizados por la Dirección, resultarían ineficaces si las decisiones de ésta se tomaran de una forma errónea o irregular.
Estudio y evaluación del sistema de control interno.
El estudio y evaluación del control interno incluye dos fases:
a) La revisión preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y métodos establecidos por la entidad. En particular el conocimiento y evaluación preliminar de los sistemas de control interno de la entidad, incluyendo los sistemas informáticos, constituye un requisito mínimo de trabajo que sirve de base a la planificación de la auditoría.
b) La realización de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad razonable de que los controles se encuentran en uso y que están operando tal como se diseñaron.
Revisión del sistema.
La revisión del sistema es principalmente un proceso de obtención de información respecto a la organización y a los procedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluación del sistema. La información requerida para este objetivo se obtiene normalmente a través de entrevistas con el personal apropiado del cliente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de procedimientos, instrucciones al personal, etcétera.
La información relativa al sistema será documentada en forma de cuestionarios, resúmenes de procedimientos, flujo gramas o cualquier otra forma de descripción de un circuito administrativo y adaptándose a las circunstancias o preferencias del auditor.
Con objeto de verificar la información obtenida, a veces se adopta el procedimiento de seguir el ciclo completo de una o varias transacciones a través del sistema. Esta práctica, además de ser útil para el propósito indicado, permite que las áreas seleccionadas puedan ser consideradas como parte de las pruebas de cumplimiento.
Pruebas de cumplimiento.
La finalidad de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al auditor una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos están siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos. Sin embargo, cuando los procedimientos de control no son satisfactorios, el auditor no debe confiar en los mismos.
El auditor podrá omitir parte o toda la comprobación de los sistemas de control interno cuando ese trabajo no fuese efectivo en términos de viabilidad, siempre que las pruebas alternativas, de naturaleza substantiva, le permitan satisfacerse razonablemente de las afirmaciones de la Dirección sobre las áreas que se vean afectadas por esta decisión. A tal efecto debe tomarse en consideración la naturaleza o número de documentación, los métodos de procesamiento de datos que se estén usando y los procedimientos de auditoría que puedan ser aplicados al realizar las pruebas substantivas.
La naturaleza de los procedimientos de control interno y la evidencia disponible sobre su cumplimiento determinan, necesariamente, la naturaleza de las pruebas de cumplimiento e influyen sobre el momento de ejecución y extensión de tales pruebas. Las pruebas de cumplimiento están íntimamente interrelacionadas con las pruebas substantivas y, en la práctica, los procedimientos de auditoría suministran, al mismo tiempo, evidencia de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, así como la evidencia requerida de las pruebas substantivas.
Período en que se desarrollan las pruebas y su extensión.
La determinación de la extensión de las pruebas de cumplimiento se realizará sobre bases estadísticas o sobre bases subjetivas. El muestreo estadístico es, en principio, el medio idóneo para expresar en términos cuantitativos el juicio del auditor respecto a la razón habilidad, determinando la extensión de las pruebas y evaluando su resultado. Cuando se utilicen bases subjetivas se deberá dejar constancia en los papeles de trabajo de las razones que han conducido a tal elección, justificando los criterios y bases de selección, y determinando el grado de confianza a depositar en el control interno.
Las pruebas de cumplimiento deberán aplicarse a las transacciones ejecutadas durante el período que se está revisando, de acuerdo con el concepto general de muestreo, que implica que las áreas que vayan a ser examinadas deben seleccionarse del conjunto de datos a los cuales deben aplicarse las conclusiones resultantes. Deberá dejarse constancia en los papeles de trabajo del criterio utilizado en la selección de la muestra.
Los auditores independientes podrán realizar las pruebas de cumplimiento durante su trabajo preliminar.
Cuando éste sea el caso, la aplicación de tales pruebas a todo el período restante puede no ser necesaria. Los factores que deben considerarse a este respecto incluyen:
a) Los resultados de las pruebas durante el período preliminar.
b) Las respuestas e indagaciones concernientes al período restante.
c) La extensión del período restante.
d) La evidencia del cumplimiento, dentro del período restante, que puede obtenerse de las pruebas substantivas realizadas por el auditor independiente o de las pruebas realizadas por los auditores internos.
e) Otros puntos que el auditor puede considerar de interés.
Evaluación del sistema de control interno.
Una función de control interno, desde el punto de vista del auditor independiente, es la de suministrar seguridad de que los errores o irregularidades se pueden descubrir con prontitud razonable, asegurando así la fiabilidad e integridad de los registros contables.
El planteamiento conceptualmente lógico de la evaluación que hace el auditor del control interno, consiste en aplicar a cada tipo significativo de transacciones y a los respectivos activos involucrados en la auditoría, los siguientes criterios:
a) Considerar los tipos de errores e irregularidades que puedan ocurrir.
b) Determinar los procedimientos de control interno social que puedan prevenir o detectar errores o irregularidades.
c) Determinar si los procedimientos necesarios están establecidos y si se han seguido satisfactoriamente.
d) Evaluar cualquier deficiencia, es decir, cualquier tipo de error o irregularidad potencial no contemplada por los procedimientos de control interno existentes, para determinar:
La naturaleza, momento de ejecución o extensión de los procedimientos de auditoría a aplicar, y 2.las sugerencias a hacer al cliente.
En la aplicación práctica del enfoque antes descrito, los dos primeros apartados se realizan principalmente por medio de cuestionarios, resúmenes de procedimientos, flujo gramas, instrucciones o cualquier otro tipo de material de trabajo utilizado por el auditor. Sin embargo, se requiere el juicio profesional para la interpretación, adaptación o extensión de dicho material de trabajo, para que resulte apropiado a cada situación particular. El tercer apartado se lleva a cabo durante la revisión del sistema y la realización de las pruebas de cumplimiento y, el último, se logra al ejercer el juicio profesional en la evaluación de la información obtenida en los apartados precedentes.
La revisión que haga el auditor del sistema de control interno y sus pruebas de cumplimiento deben relacionarse con cada uno de los objetivos que se pretenden alcanzar mediante la evaluación del sistema.
Los controles y deficiencias que afecten a cada una de las afirmaciones de la Dirección de la entidad y tipos de transacciones deben ser evaluados independientemente y no son compensatorios en su efecto.
La evaluación de los controles internos contables hecha por el auditor para cada tipo significativo de transacciones, debe dar lugar a una conclusión respecto a si los procedimientos establecidos y su cumplimiento son satisfactorios para su objetivo. Los procedimientos y su cumplimiento deben considerarse satisfactorios si la revisión del auditor y sus pruebas no revelan ninguna situación que se considere como una deficiencia importante para su objetivo.
Comunicación de las debilidades significativas de control interno.
El auditor comunicará a la Dirección de la entidad las debilidades significativas identificadas en las pruebas de auditoría realizadas, con el alcance que haya considerado necesario para su trabajo.
Métodos de obtener evidencia
La evidencia de auditoría se obtiene, a través de pruebas de cumplimiento y substantivas, mediante uno o más de los siguientes métodos:
a. Inspección.
b. Observación.
c. Preguntas.
d. Confirmaciones.
e. Cálculos.
f. Técnicas de examen analítico.
Los datos sociales y, en general, toda información interna, no puede considerarse por sí mismo, evidencia suficiente y adecuada. El auditor debe llegar a la convicción de la razón habilidad de los mismos mediante la aplicación de las pruebas necesarias.
La inspección consiste en la revisión de la coherencia y concordancia de las áreas, así como en el examen de documentos. La inspección proporciona distintos grados de evidencia según sea la naturaleza de la fuente y la efectividad de los controles internos. Las tres categorías más importantes de evidencia documental, que proporcionan al auditor distinto grado de confianza, son:
a. Evidencia documental producida y mantenida por terceros.
b. Evidencia documental producida por terceros y en poder de la entidad.
c. Evidencia documental producida y mantenida por la entidad.
La observación consiste en ver la ejecución de un proceso o procedimiento efectuado por otros. Por ejemplo, el auditor puede observar como el personal de la entidad realiza horas extras.
Las preguntas consisten en obtener información apropiada de las personas de dentro y fuera de la entidad que tienen los conocimientos. Las preguntas abarcan desde las formuladas por escrito a terceros ajenos a la entidad a las hechas oralmente al personal de la misma. Las respuestas a estas preguntas pueden corroborar evidencia obtenida anteriormente o proporcionar información que no se poseía, sin perjuicio de su posterior contraste si el auditor lo considera necesario.
Documentación del trabajo
Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el auditor, de manera que, en conjunto, constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con las decisiones que ha debido tomar para llegar a formarse su opinión.
El propósito de los papeles de trabajo es ayudar en la planificación y realización de la auditoria, en la supervisión y revisión de la misma y en suministrar evidencia del trabajo llevado a cabo para respaldar la opinión del auditor.
Los auditores deben conservar todos los documentos de trabajo que puedan constituir las debidas pruebas de su actuación, encaminadas a formar su opinión.
El archivo permanente de papeles de trabajo es un conjunto coherente de documentación conteniendo información de interés permanente y susceptible de tener incidencia en auditorias sucesivas.
Los papeles de trabajo deben:
a) Recoger la evidencia obtenida en la ejecución del trabajo así como de los medios por los que el auditor ha llegado a formar su opinión.
b) Ser útiles para efectuar la supervisión del trabajo del equipo de auditoria, que el auditor debe efectuar.
c) Ayudar al auditor en la ejecución de su trabajo.
d) Ser útiles para sistematizar y perfeccionar, por la experiencia, el desempeño de futuras auditorias.
e) Hacer posible que cualquier persona con experiencia pueda supervisar en todos sus aspectos, la actuación realizada.
Puede decirse, en términos generales, que los papeles deben prepararse a medida que se completa el trabajo de la auditoria, y han de ser lo suficientemente claros para permitir a un auditor sin previo conocimiento de la auditoría en cuestión seguir las incidencias del trabajo y comprobar que la auditoría se ha realizado conforme a lo establecido en las Normas Técnicas.
NORMAS TÉCNICAS SOBRE INFORMES
Introducción
El informe de auditoría socio laboral es un documento que muestra el alcance del trabajo efectuado por el auditor, así como su opinión profesional sobre la situación jurídico-laboral y de seguridad social de la entidad, disposiciones que se dicten en su desarrollo, legislación y las presentes Normas Técnicas.
En la preparación de su informe el auditor ha de tener presente y cumplir las siguientes normas:
El auditor debe manifestar en el informe si las distintas áreas de trabajo contienen la información necesaria y suficiente para su interpretación y comprensión adecuada y han sido formuladas de conformidad con principios y normas legales generalmente aceptados.
Son principios y normas del Procedimiento Laboral generalmente aceptados los establecidos en:
Estatuto de los Trabajadores
Ley de Procedimiento Laboral.
.Ley General de Seguridad Social
.La demás legislación que sea específicamente aplicable.
Convenio Colectivo
El auditor expresará en el informe su opinión en relación con las áreas de trabajo tomadas en su conjunto, o una afirmación de que no se puede expresar una opinión, y en este caso, las causas que lo impidan. Cuando se exprese una opinión con salvedades o desfavorable sobre las áreas de trabajo, se deberán exponer las razones que existan para ello.
Elementos básicos del Informe de auditoría socio-laboral independiente
El informe de auditoría deberá contener los elementos básicos que se detallan a continuación:
Título o identificación del informe.
Identificación de los destinatarios y de las personas que efectuaron el encargo.
El informe de auditoría deberá identificar a la persona o personas a quienes vaya dirigido (normalmente los accionistas o socios). También se hará mención de la persona que efectuó el nombramiento, cuando esta última no coincida con el destinatario.
Identificación de la entidad auditada.
El informe del auditor contendrá el nombre o razón social completos de la entidad objeto de la auditoria.
Párrafo de alcance de la auditoria.
Este párrafo, que será el primero del informe, incluirá los siguientes aspectos:
Identificación de los documentos que comprenden el objeto de la auditoria que se adjuntan al informe.
Referencia sintetizada y general a las Normas Técnicas de Auditoria aplicadas en el trabajo realizado.
Una indicación de aquellos procedimientos previstos en las citadas Normas Técnicas que no hubieran podido aplicarse como consecuencia de limitaciones al alcance del examen del auditor. Si el auditor no incluyera limitaciones en este párrafo, se entenderá que ha llevado a cabo los procedimientos de auditoria requeridos por las Normas Técnicas.
Párrafo de opinión.
El auditor manifestará en este párrafo de forma clara y precisa su opinión sobre los siguientes extremos:
a) Si las áreas de trabajo consideradas en todos los aspectos significativos expresan la imagen fiel de la empresa y aplicados durante el ejercicio, de conformidad con principios y normas laborales generalmente aceptados, así como si las mismas contienen la información necesaria y suficiente para su interpretación y comprensión adecuada.
b) Si dichos principios y normas laborales generalmente aceptados han sido aplicados uniformemente.
De la misma forma, el auditor hará constar en este párrafo de opinión la naturaleza de cualquier salvedad significativa sobre la situación jurídico-laboral y seguridad social. Cuando se diera esta circunstancia, es preciso que se incluya la expresión "excepto por". Cuando la salvedad o salvedades fueran muy significativas, el auditor deberá denegar su opinión o expresar una opinión desfavorable.
Párrafo de salvedades.
Cuando el auditor exprese una opinión con salvedades, desfavorable o denegada, deberá exponer las razones justificativas de forma detallada. Para ello, utilizará un párrafo o párrafos intermedios entre
el de alcance y el de opinión, detallando su efecto en las cuentas anuales cuando éste sea cuantificable o la naturaleza de la salvedad si su efecto no fuese susceptible de ser estimado razonablemente.
Párrafo de "énfasis".
En circunstancias excepcionales, el auditor debe poner énfasis en su informe sobre algún asunto relacionado con la situación jurídico-laboral y seguridad social, pero sin que ello suponga ningún tipo de salvedad en su opinión.
Al no tratarse de una salvedad, el auditor no deberá hacer referencia a este párrafo de "énfasis" en su párrafo de "opinión". Sin embargo, un párrafo de salvedad, en ningún caso, debe ser sustituido por un párrafo de énfasis.
Nombre, dirección y datos regístrales del auditor.
Con independencia del nombre del auditor o de la sociedad de auditoria, el informe debe mostrar, la dirección de su despacho y su número de inscripción en el Registro de Auditores Socio Laborales.
Firma del auditor.
El informe deberá ser firmado por el auditor socio laboral que hubiera dirigido el trabajo. En el caso de sociedades de auditoria, la firma deberá corresponder a uno o varios socios auditores socio laborales.
Fecha de emisión del informe.
El informe de auditoria deberá contener la fecha de emisión, a fin de determinar claramente hasta qué momento el auditor es responsable de realizar procedimientos de auditoria relativos a hechos posteriores que pudieran afectar a las cuentas examinadas. Esta fecha coincidirá con la de terminación del trabajo en las oficinas de la entidad auditada, y en ningún caso podrá ser anterior a la fecha de formulación de dicho informe
Hechos posteriores a la fecha de emisión del informe de auditoria y antes de su entrega.
La fecha del informe representa la fecha en que el auditor ha completado sus procedimientos de auditoria para formarse su opinión sobre las cuentas, por lo tanto, el auditor no tiene obligación alguna de extender sus procedimientos para identificar hechos que pudieran haber acaecido con posterioridad a la fecha de emisión del informe de auditoria. No obstante, si en el intervalo entre la fecha de emisión del informe y la de entrega al destinatario llegase a conocimiento del auditor, alguna información significativa y fiable, a su buen criterio, referida a hechos ocurridos con posterioridad a la fecha de terminación de su trabajo en las oficinas de la entidad, que hubiera analizado de encontrarse aún realizando la auditoria, deberá investigar el hecho , y en el caso de que requiera, el auditor deberá incluir una salvedad en su informe de auditoria.
En estos casos, el auditor deberá modificar la fecha original de su informe mediante una de las dos siguientes alternativas:
a) Usar dos fechas para el informe. La primera fecha correspondería a la fecha de terminación del trabajo de auditoria, mientras que la segunda haría referencia específica al hecho concreto posterior desglosado en la nota explicativa. De esta forma, el auditor limitaría expresamente su responsabilidad en cuanto a hechos posteriores a aquél o aquéllos incorporados en el Informe.
b) Fechar su informe en la última de las fechas, es decir, la que corresponde al hecho posterior. En este segundo caso, la responsabilidad del auditor incluye el extender sus procedimientos de auditoria sobre hechos posteriores ocurridos hasta esta última fecha.
La opinión del auditor
Tipos de opinión
El informe de auditoria socio laboral debe contener uno de los siguientes tipos de opinión:
a) Favorable.
b) Con salvedades.
c) Desfavorable.
d) Denegada.
Opinión favorable
En una opinión favorable, el auditor manifiesta de forma clara y precisa que la situación jurídico-laboral y de seguridad social, expresan en todos los aspectos significativos, la imagen fiel de la
empresa y de la situación y contienen la información necesaria y suficiente para su interpretación y comprensión adecuada, de conformidad con principios y normas laborales generalmente aceptados. Este tipo de opinión sólo podrá expresarse cuando concurran las siguientes circunstancias.
- El auditor haya realizado su trabajo, sin limitaciones, de acuerdo con las Normas Técnicas de Auditoria.
Opinión con salvedades
Este tipo de opinión es aplicable cuando el auditor concluye que existen una o varias de las circunstancias que se relacionan en el apartado siguiente, siempre que sean significativas en relación con la situación jurídico-laboral y seguridad social tomadas en su conjunto. Tratamiento distinto requieren aquellos casos en los que este tipo de circunstancias por ser muy significativas impidan que el informe presente la imagen fiel o no permitan al auditor formarse una opinión sobre las mismas.
Las circunstancias que pueden dar lugar a una opinión con salvedades, en caso de que sean significativas en relación con la situación jurídico-laboral y seguridad social, son las siguientes:
- Limitación al alcance del trabajo realizado.
- Errores o incumplimiento de los principios y normas legales generalmente aceptadas, incluyendo omisiones de información necesaria.
- Incertidumbres cuyo desenlace final no es susceptible de una estimación razonable.
Al emitir un informe con salvedades, el auditor deberá utilizar en el párrafo de "opinión" la expresión "excepto por" para presentar las mismas y se hará referencia a otro párrafo "intermedio" entre el de alcance y el de opinión en el que se describirán claramente la naturaleza y las razones de la salvedad .Este párrafo intermedio no será necesario en el caso de salvedad por falta de uniformidad en la aplicación de principios y normas, donde bastará expresar la conformidad o no del auditor con el cambio acaecido y hacer referencia a una nota explicativa en el Informe Final
Opinión desfavorable
La opinión desfavorable supone manifestarse en el sentido de que la situación jurídico-laboral y seguridad social tomadas en su conjunto no presentan la imagen fiel de la empresa. Para que el auditor llegue a expresar una opinión como la indicada, es preciso que haya identificado errores, incumplimiento de principios y normas laborales generalmente aceptados, incluyendo defectos de presentación de la información, que, a su juicio, afectan a la legalidad en una cuantía o concepto muy significativo o en un número elevado de áreas que hacen que concluya de forma desfavorable.
Cuando un auditor emite una opinión desfavorable, debe exponer todas las razones que le obligan a emitirla en un párrafo "intermedio" de su informe, describiendo el efecto y los motivos por los que ha alcanzado este tipo de conclusión.
Si además de las circunstancias que originan la opinión desfavorable, existen incertidumbres o cambios de principios y normas laborales generalmente aceptados, el auditor detallará estas salvedades en su informe.
Opinión denegada
Cuando el auditor no ha obtenido la evidencia necesaria para formarse una opinión sobre la situación jurídico-laboral y seguridad social tomadas en su conjunto, debe manifestar en su informe que no le es posible expresar una opinión sobre las mismas.
La necesidad de denegar la opinión puede originarse exclusivamente por:
- Limitaciones al alcance de la auditoria, y/o
- Incertidumbres, de importancia y magnitud muy significativas que impidan al auditor formarse una opinión.
Siempre que el auditor deniegue su opinión debido a una o varias limitaciones significativas al alcance de su auditoria, ya fueran impuestas por el cliente o por las circunstancias, deberá adoptar en su informe la redacción de sus causas. Aunque por las razones apuntadas el auditor no pudiera expresar una opinión, habrá de mencionar, en párrafo distinto al de opinión, cualquier salvedad que por error o incumplimiento de los principios y normas laborales generalmente aceptadas o cambios en los mismos hubiese observado durante la realización de su trabajo.
Opinión parcial no permitida
En un Informe de Auditoria no se permite la expresión de una opinión sobre alguna o varias áreas cuando se esté expresando una opinión desfavorable o se esté denegando ésta sobre dichas cuentas anuales en su conjunto.
Publicidad del informe de auditoria de la situación jurídico-laboral y seguridad social
Salvo aprobación expresa de la entidad auditada, el auditor no podrá facilitar a tercero alguno copia de su informe de auditoria. Es responsabilidad de los Administradores de la entidad facilitar a los accionistas copias de la situación jurídico-laboral y seguridad social y del informe de auditoria.
El informe de auditoria no podrá publicarse parcialmente ni en extracto. El auditor no deberá emitir su informe, ni autorizar a la entidad que lo publique, si no va acompañado de la totalidad de la situación jurídico-laboral y seguridad social y desgloses que requiere el objetivo de imagen fiel.
Los auditores socio laborales no darán su autorización a que su nombre sea asociado a la situación jurídico-laboral y seguridad social de modo que implique la creencia de que han actuado como tales, salvo que realmente hayan llevado a cabo la auditoria, mediante la aplicación de las Normas Técnicas de Auditoria.
IX. Las Áreas Objeto de la Auditoria Socio-Laboral
a) Copia de los estatutos de la sociedad y de cualquier otro documento de naturaleza jurídica en relación con su regulación y funcionamiento legal.
b) Organigrama general de la empresa, con indicación de la categoría correspondiente a cada trabajador y departamento.
c) Listado de todos los centros de trabajo de la entidad y sus correspondientes comunicaciones legales de apertura.
d) Una copia de las cuentas anuales auditadas y del informe de auditoría o Balance fiscal del ultimo año.
Normativa Aplicable a la Empresa
a) El convenio colectivo de aplicación en la empresa y centros de trabajo.
b) Los acuerdos o pactos existentes o pactos no escritos
c) Las actas del Comité de Empresa o Delegados de Personal.
Estructura de Personal de la Empresa. Contratación
Listado de todo el personal con relación laboral común y relación especial.
Contratos de trabajo ordinarios.
Contratos de trabajo temporales.
Contratos de trabajo con empresas de trabajo temporal
Contratos de trabajo con personal autónomo
Contratos de obra o servicio determinado.
Contratos de personal directivo
Contratos de trabajo con extranjeros.
Contratos de trabajo con minusvalidos
Contratos de agencia.
Estructura Salarial
Nominas de los últimos 12 meses.
Listado de pagos efectuados de las nominas.
Listado de pagos efectuados fuera de nomina.
Listado de los trabajadores con datos personales y categorías
Listado incluyendo coste total por mes y año de los trabajadores.
Listado y documentos de las mejoras sociales a favor de los trabajadores (seguros, bonus, guarderías, becas,...etc.)
Hojas declarativas situación familiar a efectos del IRPF.
Sistemas y Tiempo de Trabajo
Calendario Laboral y turnos de trabajo
Listado de horas extras realizadas en el ultimo año
Documentación de supuestos movilidades geográficas y modificaciones sustanciales.
Comunicaciones de promoción interna.
Suspensiones y Extinciones de contratos y Contenciosos
Listado de los contratos suspendidos indicando sus causas
Listado de las bajas del personal fijo y sus causas.
Documentos varios de finiquitos.
Listado de los contenciosos pendientes de la empresa, con indicación del objeto y riesgo económico para la empresa.
Representación Legal de los Trabajadores
Listado que se indique los representantes legales de los trabajadores y plazo de mandato.
Actas de las últimas elecciones sindicales.
Seguridad Social
Listado de RED de todos los trabajadores en alta.
Documentación de asociación a una mutua de Accidentes de Trabajo y enfermedades profesionales.
Libro de visita
Listado de costes a la seguridad social empresa del ultimo año
Boletines de cotización 6 últimos meses.
Certificado negativo de descubierto por cuotas.
X. Informe Final
a) Conclusiones alcanzadas por el auditor en relación con los aspectos significativos de la auditoría, incluyendo cómo han ido siendo resueltos o tratados los asuntos excepcionales y las salvedades puestas de manifiesto a través de la auditoría.
b) Constancia de la naturaleza, momento de realización y amplitud de las pruebas efectuadas, incluyendo los criterios utilizados para la selección y determinación de las muestras, el detalle de las mismas y los resultados obtenidos.
c) Confirmaciones o certificados recibidos de terceros.
d) Indicación de quien realizó los procedimientos de auditoría y cuando fueron realizados.
e) Constancia de que el trabajo realizado por los ayudantes ha sido supervisado y revisado.
Los papeles de trabajo son susceptibles de normalización, lo cual mejora la eficacia de su preparación y revisión.
Los papeles de trabajo del auditor deben indicar las verificaciones efectuadas, el resultado obtenido y las conclusiones a las que se hubiera llegado.
Es indispensable que los papeles de trabajo se preparen con un adecuado sistema de referencias, que permita al usuario encontrar el origen de la información utilizada.
Los papeles de trabajo pertenecen al auditor. Deben tomarse las medidas adecuadas para garantizar la seguridad en su conservación. No deben destruirse antes de haber transcurrido el tiempo preciso para satisfacer las exigencias legales y las necesidades de la práctica profesional.
Supervisión
La supervisión implica dirigir los esfuerzos de los profesionales del equipo de auditoría para lograr los objetivos del examen y comprobar que se lograron esos objetivos. La supervisión comporta, entre otros, los siguientes procedimientos:
a) Proporcionar instrucciones a los profesionales del equipo de auditoría.
b) Mantenerse informado de los problemas importantes que se presenten.
c) Revisar el trabajo efectuado.
d) Variar el programa de trabajo de acuerdo con los resultados que se vayan obteniendo.
e) Resolver las diferencias de opinión entre los profesionales que participen en la auditoría.
El grado de supervisión depende, entre otros factores, de la complejidad del trabajo y de la capacitación de los profesionales del equipo de auditoría.
Los profesionales del equipo de auditoría deben tener un claro conocimiento de sus responsabilidades y de los objetivos que se persiguen a través de los procedimientos de auditoría que han de ejecutar. Asimismo, el auditor debe asegurarse de que dichos profesionales conocen suficientemente la naturaleza de la entidad en lo que tiene que ver con el trabajo de auditoría que se puedan plantear.
Dicho conocimiento debe permitir que se puedan detectar asuntos conflictivos que, de producirse, deberán ponerse en conocimiento del auditor para que éste pueda ponderar su importancia y tomar las decisiones pertinentes.
El trabajo de cada profesional del equipo de auditoría debe ser revisado al objeto de determinar si se ha ejecutado adecuadamente y si, como resultado del mismo, pueden alcanzarse las conclusiones inicialmente esperadas al diseñar el procedimiento en cuestión.
1. INTRODUCCIÓN.
1. Antecedentes y Cuestiones Previas
2. Iniciativa de la Auditoría.
3. Objetivos perseguidos.
2. ASPECTOS GENERALES.
1. Alcance y Ámbito.
2. Limitaciones al alcance.
3. Metodología.
4. Período analizado.
5. Normativa legal aplicable.
6. Actuaciones practicadas y documentación examinada.
7. Colaboraciones obtenidas.
8. Estructura del Informe.
9. Evaluación del Control Interno de la Gestión Personal y R.H.
10. Trámite de información previa.
3. RESULTADOS GLOBALES DE LA COMPROBACIÓN Y CONTROL.
1. Obligaciones formales de la Empresa.
Examen de la Regularidad Formal.
1. Constitución y Legalización mercantil.
2. Sucesiones de empresa y cambios de
3. Titularidad.
4. Legalización Fiscal.
5. Legalización Laboral y de Seguridad Social.
6. Legalización Administrativa.
7. Otras Legalizaciones.
8. Documentación de custodia obligatoria.
9. Protección de Datos.
2. Obligaciones Formales del Trabajador.
Examen de la Regularidad Formal.
1. Documentación de Identificación personal.
2. Documentación contractual.
3. Documentación de Salud Laboral.
4. Documentación Fiscal.
5. Documentación de Registro y Control Interno.
3.3 Contratación Laboral
1. Relación laboral común.
2. Comunicación de elementos esenciales del contrato.
3. Relaciones laborales especiales:
Representantes de Comercio, Autónomos, Alta Dirección, etc.
4. Contratación de Extranjeros y Comunitarios.
5. Contratación de Discapacitados.
6. Contratos de Agencia.
7. Contratos de puesta a disposición (ETT).
8. Contratos de Arrendamientos Servicios: Transporte, limpieza, vigilancia, mantenimiento, traducciones, etc.
9. Contratas y Subcontratas.
4. Clasificación Profesional
1. Sistema de clasificación profesional.
2. Asignación de categorías y Grupos Profesionales.
3. Funciones y cometidos prevalentes.
4. Polivalencia y Multifuncionalidad.
5. Ascensos y promociones.
5. Movilidad Funcional.
1. Movilidad funcional ordinaria.
2. Movilidad funcional extraordinaria.
6. Tiempo de Trabajo.
1. Jornada Ordinaria.
1. Cómputo Periodificado:
Semana, mes, trimestre, año.
2. Jornadas ordinarias.
3. Jornadas Especiales.
4. Horario, Turnos y Descansos.
5. Calendario Laboral.
2. Horas Extraordinarias.
1. Limitaciones Legales.
2. Motivadas por Fuerza Mayor.
3. Recargos, forma de pago y Liquidaciones.
4. Compensaciones en tiempo libre.
3. Vacaciones, Permisos, Licencias y Excedencias.
1. Vacaciones
2. Permisos Retribuidos.
3. Licencias y Excedencias.
1. Salarios y Retribuciones.
1. Percepciones Salariales.
1. Salario Base
2. Complementos Salariales.
3. Gratificaciones Extraordinarias y bonus
4. Retribuciones en Especie.
1. Percepciones No Salariales.
1. Dietas, gastos, indemnizaciones y suplidos
2. Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social
3. Indemnizaciones por traslado,
Suspensiones y despido.
4. Otras percepciones No Salariales.
2. Liquidación y Pago.
1. La Nómina.
2. Firma del Recibo Individual de salarios
3. Certificación-notificación de retribuciones
4. Retenciones de IRPF.
5. Liquidación y pago de incentivos, Horas extras, comisiones, etc
3.7.3.6 Modalidad y forma de pago.
8. Movilidad Geográfica
1. Desplazamientos.
2. Traslados.
3. Otros Supuestos.
9. Modificaciones Sustanciales
1. Jornada de trabajo y horario.
2. Régimen de trabajo a turnos.
3. Sistemas de remuneración.
4. Sistemas de trabajo y rendimiento.
5. Cambio de funciones del artº 39.5 del E.T.
3.10 Suspensiones.
1. Motivadas por la Empresa.
2. Motivadas por el trabajador.
3. Mutuo acuerdo.
4. Expediente Regulación Empresa.
10. Extinciones
1. Voluntad unilateral del empresario.
2. Voluntad unilateral del trabajador.
3. Voluntad concurrente de ambas partes.
4. Desaparición o incapacidad de las partes.
5. Documento extintivo: liquidación de cuentas y finiquito de la relación laboral.
12. Derecho Disciplinario Laboral.
1. Premios y Menciones.
2. Faltas y Sanciones.
3. Notificaciones y Expedientes previos.
13. Salud y Seguridad en el Trabajo.
3.13.1 Documentos Asociación Mutua Accidentes Trabajo:
Contingencias Comunes y Profesionales.
2. Concierto Servicio Prevención Ajeno.
3. Evaluación de Riesgos: Inicial/Continuada.
4. Planes de Prevención de Riesgos.
5. Ejecución de Planes de Prevención.
6. Documentación Técnico-Administrativa de Acctes.
Trabajo.
7. Planes de emergencia.
8. Adecuaciones de maquinaria.
9. Otros Controles.
3.13.10Aseguramiento de la Responsabilidad Civil por daños los trabajadores.
3.13.11Aseguramiento de las indemnizaciones por muerte,
Invalidez, etc. Pactadas en Convenio Colectivo o
Contrato individual.
13. Derecho Sindical.
2. Representación Unitaria: Delegados de Personal, Comités de Empresa, Comité Intercentros y Comité Europeo.
3. Representación Sindical: Delegados Sindicales y Secciones Sindicales.
4. Elecciones Sindicales: Centro de Trabajo, Censo Electoral, etc.
5. Obligaciones de Información y Consulta.
15. Seguridad Social.
Regímenes Especiales.
1. Representantes de Comercio, Autónomos, etc.
2. Inscripción de Empresa y Afiliación de Trabajadores en los Regímenes Especiales.
3. Exclusiones.
Régimen General
4. Inscripción de Empresa.
5. Afiliación, altas bajas y variaciones de trabajadores.
6. Trabajadores Asimilados al Régimen General.
7. Concierto Gestión telemática por Sistema Red.
8. Cotejo bases de datos trabajadores: Empresa/TGSS
9. Certificaciones situación corriente de pago.
3.15.10 Compulsa liquidaciones Seg. Soc./nóminas.
3.15.11 Comprobación cálculo bases de cotización y conceptos exentos.
3.15.12 Comprobación tipos de cotización.
3.15.13 Control epígrafes accidentes de trabajo.
3.15.14 Verificación bonificaciones y deducciones.
3.15.15 Supuestos especiales.
3.15.16 Pluriempleo, Pluriactividad, salarios retroactivos, etc.
3.15.17 Verificación plazos de ingreso.
3.15.18 Suspensiones y aplazamientos.
3.15.19 Descubiertos, Prescripciones, Devoluciones y Compensaciones.
20. Infracciones y Sanciones.
16. Procedimientos Judiciales y Administrativos.
1. Inspecciones, denuncias y reclamaciones.
2. Conflictos y Demandas.
3. Infracciones y Sanciones.
17. Conclusiones.
18. Recomendaciones.
3.19 Anexos.

Jesús García Munguira
Auditor Socio Laboral
j.garcia[arroba]asesoriagm.com

Auditoria de Recursos Humanos

En este trimestre hemos estado viendo todo lo referente a la materia de auditoria de recursos humanos, es una materia que en lo personal se me hace muy interesante y además que hemos visto que es de suma importancia de que todas las organizaciones realicen en sus empresas una auditoria para que de esta manera se lleve un mejor funcionamiento de la misma. Este trabajo es un resumen (síntesis) de todo lo que hasta el momento hemos visto, analizando y desarrollando cada tema.
Los recursos humanos son considerados por las actuales teorías de organización de la empresa como uno de los activos de los que dispone más valiosos. Es por ello, que el reflejo que tiene dentro de las empresas va a ser muy importante, tanto cualitativamente como cuantitativamente, representando una parte significativa del total de gastos que durante el ejercicio económico incurre la empresa, incidiendo de forma directa o indirecta en el resultado de la compañía, o bien activándose como mayor valor de ciertos elementos.
Primeramente debemos de saber lo que es una auditoria de recursos humanos o bien de personal, esta es un conjunto de procedimientos, los cuales son llevados a cabo para determinar las deficiencias que existen dentro de la organización, o bien, ayudar a mejorar lo que ya esta establecido, así como también mejorar a cada uno de los trabajadores de la organización. Las auditorias ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para ver si es el indicado en el puesto y revisar que es lo que éste puede mejorar y de esta manera aportar mas a su puesto. Las auditorias deben de llevarse a cabo de manera periódica, de esta manera la empresa podrá tener un mejor control interno y además que estará en constante crecimiento.
La persona que realiza las auditorias es conocido como auditor el cual debe de tener ciertas características que lo ayuden para llevar a cabo de una mejor manera su trabajo, es bien sabido que no cualquier persona puede realizar una auditoria, tiene que ser una persona bien capacitada y sobre todo la cual debe de tener una mente abierta para cualquier acontecimiento que se le presente durante su trabajo, debe ser una persona la cual este convencido que su trabajo es de suma importancia para la empresa y sobre todo que es muy valioso para esta el obtener buenos resultados, así como tan bien tener pleno conocimiento de lo que realiza, y debe ser una persona paciente y tolerante la cual debe de ejecutar su trabajo mediante una serie de pasos lógicos hasta llegar a la conclusión del mismo. Ya que como anteriormente se ha mencionado ayuda a que la organización mejore en todas sus deficiencia y si las auditorias son realizadas por personas altamente especializadas y capacitadas mejor aún.
Un buen auditor también debe de contar con una serie de atributos los cuales son de suma importancia, cabe que se mencione que no los debe de olvidar y sobre todo que cuente con ellos:
• Debe de tener dos oídos y una boca: esto quiere decir que tiene que aprender a hablar lo necesario y a escuchar todo lo que le pueda ser útil para su investigación.
• Debe de tener plenos conocimiento en el procedimiento que va a implementar para que los resultados sean mejores: ya que debe ser una persona con un alto grado de especialización en su rama.
• Debe de dar un informe claro y preciso sobre el área que audita: esto para que no existan dudas de su trabajo y de lo que esta realizando.
• Debe ser una persona con amplios conocimientos en su área: de igual manera debe de ser capaz de realizar una auditoria y sobre todo de estar en capacitación y aprendizaje constante.
• Debe de tener conocimiento en la interpretación de esquemas de procedimientos.
• Se una persona la cual sea capaz de realizar una buena entrevista y dar un buen relato sobre lo que observó y toda la información que recabó.
• Contar un razonamiento deductivo para que le sea más fácil llegar a una solución lógica.
• Tener amplia capacidad para escuchar: esto con el fin de que pueda captar toda la información que le sea útil.
Es muy importante señalar y sobre todo no olvidar que en caso de que un auditor no cuente con alguno de los atributos anteriormente mencionados, la auditoria puede llegar a ser un desastre que el propio auditor realizo, ya que por enfrentamientos pueden ocurrir cosas peores. Así que es importante que se eviten enfrentamientos, contar historias muy largas las cuales se salgan de lo laboral, las agresiones, el amiedar o intimidar.
Un auditor nunca debe de tomar una postura de persona prepotente ni mucho menos que trate de ver a los empleado como personas inferiores y que los intimide. Lo que debe de hacer un buen auditor es, hacerles sentir que son importantes y que quiere formar parte de ellos para que de esta manera le sea más fácil el recabar toda la información.
Toda auditoria de personal cuenta con una serie de etapas las cuales son importantes ya que esto facilita la realización de esta, sobre todo para llegar a un mejor resultado. Cabe señalar también que las etapas son importantes que se tomen en cuenta ya que ayudan a llevar un mejor control y sobre todo un orden el trabajo que se esta realizando y así evitar que la auditoria se convierta en un desorden de papeles que ni siquiera se sabe que es lo que se logro recabar. Dichas etapas son las siguientes:
Obtención de los datos e informes:
Los dos principales aspectos previos de esta auditoria son:
o El diseño de formas y cuestionarios apropiados, que nos hagan mas fácil la investigación, la recolección y la precisión de los datos.
o El adiestramiento de las personas que habrán de recoger estos datos.
Ya que el aspecto humano y aun el administrativo en general, escapa muchas veces a toda medición, en ocasiones tendremos que contentarnos con una determinación de tipo descriptivo o cualitativo.
Para ese efecto se sugieren dos formulas:
o La cuantificación indirecta ver nuestra obra sobre administración por resultados.
o La ayuda de preguntas tales como las que les voy a mencionar:
1. Consideran las gerencias que la información que han recibido en materia de personal les ha permitido tomar las decisiones necesarias?
2. Estima el departamento de personal que ha recibido apoyo de la gerencia en general en todos los aspectos necesarios?
3. Se estima que la actitud de personal es, en la mayoría de los casos, de adhesión y satisfacción para con la empresa?
Estas preguntas son inútiles o bien útiles, para usar en una empresa, se aclaro, por que para unas empresas las preguntas pueden ser básicas, y para otras innecesarias, o sea que se deben hacer adecuadas a cada empresa. Es importante que cada empresa sepa bien definir que es lo que quiere ya que el tipo de preguntas va a depender de acuerdo a lo que la empresa quiere o necesita que se audite.
También otro tipo de preguntas claves para que el auditor sea eficaz y la auditoria sea más eficaz y eficiente son: ¿Qué?, ¿Porqué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Quién?, etc. Este tipo de preguntas son más efectivas, y sobre todo más utilizadas ayudan a dar un mejor enfoque sobre lo que se desea auditar.
Análisis de los datos recabados:
La parte mas importante de la auditoria, se centra en el análisis de los datos recabados; el señalamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigación de sus causas la determinación de si los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea para obtención de las políticas fijadas, ya para la modificación supresión, adición o cambio de otros objetivos y políticas, a la luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas técnicas que vayan apareciendo, etc. También es importante mencionar la discusión con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse en relación con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.
El informe de la auditoria:
El resultado final debe contener los siguientes puntos, para lograr que sea precisa, técnica y concisa:
1. La indicación de aquella fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha causado o pudieron causar.
2. La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal.
3. La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc, indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior.
4. La información de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.
Esto con el propósito que el informe sea lo más viable y verdadero ya que es información muy valiosa y sobre todo útil para las empresa ya que de esto dependen las mejoras que se implementen.
Es importante señalar que siempre que se vayan a realizar auditorias, las cuales realmente sean benéficas para las organizaciones, nunca deben de ser recibidas:
• De manera sorpresiva: ya que esto da pie a fallas.
• Se debe de dar aviso: para que exista por lo menos un orden en los archivos.
• No contar con información obsoleta: ya que continuamente se tiene que estar haciendo revisión de lo que sirve y de lo que es necesario conservar.
• Tratar al auditor como nos gusta ser tratados: ver al auditor como una persona la cual esta realizando un trabajo de gran beneficio tanto para la empresa como para los trabajadores de esta.
• No dar información de más: es importante que solamente se hable lo necesario.
• Dar únicamente la información solicitada: esta relacionada con la anterior, ya que no se debe de dar información que no se pida.
• No ocultar problemas: decir siempre todo lo bueno y lo malo que pasa en el área que se esta auditando esto con el fin que mejorar y que se puedan obtener mejores resultados.
• Realizar de manera conjunta con el auditor un muestro o chequeo evaluando cada área, además de verificar si las políticas están bien establecidas.
Una auditoria puede ser llevada a cabo en toda la organización, es decir en cada una de las áreas de esta, y por citar o mencionar algunas puede:
• Objetivos y políticas: Para saber si se están cumpliendo y si están bien definidos dentro de la empresa.
• Funciones de los departamentos: para ver si existe jerarquía, una estructura organizacional.
• Conocimiento de datos de los trabajadores: para conocer con mayor profundidad el record de estos.
• Conocer datos sobre el sindicato: es muy importante conocer sobre esta área ya que es foco rojo para la organización, vale más saber cada movimiento y que no vaya ser que un día den una sorpresa que pueda perjudicar ala organización.
• Conocer cual es el proceso de reclutamiento y selección: esto con el fin de conocer cual es la dinámica de las convocatorias para el reclutamiento si es el más adecuado y para ver si funciona de la mejor manera.
• Revisar el proceso de capacitación y adiestramiento que se da a los empleados: esto con el fin de contar con una capacitación especializada para cada área y no con cursos que no sean útiles.
• Ver los tabuladores de sueldos y salarios: para verificar si se esta dentro de los estándares dela competencia.
• Que tanta rotación de personal existe: esto con el fin de detener y saber que es l que mueve a los empleados a dejar su trabajo.
• Moral del personal: para ver que tanta motivación tienen.
• Higiene y seguridad: para conocer si están cumpliendo con el reglamento de esta área, para checar y saber el porque de accidentes ocurridos etc.
También existen otras áreas en las que se pueden realizar auditorias, dichas áreas son las siguientes donde se muestra de manera descriptiva los temas a tratar y el porque:
Estos temas están muy relacionados con las áreas anteriormente mencionadas, solamente que esta en una información extra en el informe ya que se encuentran de manera más desglosadas y explicadas.
Tema I Conceptos generales: Principios y fines de las Auditorias. Evolución histórica. Clases de Auditorias. La Auditoria de Cuentas: Concepto y delimitación. Institucionalización y obligatoriedad. Los principios de la actividad auditora.
Tema II.- La auditoria laboral: Concepto y delimitación. El marco legal. Los Colegios Profesionales y el Instituto de Auditores Laborales. Las denominadas "reglas del arte". Normas Técnicas de Auditoria. Supuestos de utilidad de las Auditorias Laborales.
Tema III.- La actividad auditora I: Planteamiento general. El contrato o carta de encargo. Ámbito de la auditoria a realizar: auditoria general y auditorias sectoriales. Planificación de la actividad auditora.
Tema IV.- La actividad auditora II: El programa de auditoria. Las evidencias. La revisión de los sistemas de control interno de la empresa. Las pruebas. El expediente de auditoria. El informe de auditoria.
Tema V.- Actuaciones previas: a) análisis de la estructura de la empresa auditada. Planteamiento. Objetivos de la actividad del auditor laboral. Documentación a solicitar de la empresa auditada. Formularios. Desarrollo del trabajo.
Tema VI.- Actuaciones previas: b) determinación de la normativa aplicable a la empresa auditada. Planteamiento general. Documentos a solicitar de la empresa: Los convenios colectivos y los pactos extraestatutarios. Pactos no escritos y condiciones más beneficiosas. Contratos de trabajo. Contratos de prestación de servicios por personal no laboral. Formularios de apoyo. Desarrollo del trabajo. Conclusiones.
Tema VII.- Auditoria de personal. Planteamiento general: Tipología del personal al servicio de las empresas. Personal en régimen laboral y personal no laboral. Personal fijo y temporal. Los trabajadores extranjeros en particular. Documentación a solicitar de la empresa. Formularios de apoyo. Desarrollo del trabajo. Conclusiones e informes del Auditor Laboral.
Tema VIII.- Auditoria de salarios y nóminas: Planteamiento. Los conceptos retributivos. Documentación a solicitar de la empresa: Nóminas, TC1 y TC2, recibos de anticipos y comisiones, etc. Verificación de nóminas y pagos a la Seguridad Social. Determinación del coste de la hora / hombre. Formularios de apoyo. Conclusiones e informes.
Tema IX.- Auditoria de los sistemas y tiempos de trabajo. Introducción y objetivos a cubrir: jornada, horarios, descansos, vacaciones y permisos. Análisis de los sistemas de control de la actividad laboral. Índice de absentismo y sus causas. Formularios de apoyo. Desarrollo del trabajo de auditoria: preparación, acopio de datos y conclusiones.
Tema X.- Auditoria de las situaciones de crisis: Modificación, suspensión y extinción de la relación laboral. Documentación a solicitar de la empresa Formularios de apoyo. Desarrollo del trabajo: Análisis de la legalidad en las situaciones planteadas y del clima laboral de la empresa. Formularios. Conclusiones en orden a la legalidad y a la oportunidad de los conflictos individuales del personal al servicio de la empresa.
Tema XI.- Verificación de los órganos de representación y negociación de los trabajadores: Planteamiento y objetivos: la representación unitaria y la sindical. Asambleas, comités y otras estructuras de representación de los trabajadores. Documentos a solicitar de la empresa auditada. Formularios. Desarrollo del trabajo. Conclusiones e informes.
Tema XII.- Auditoria de seguridad social: Afiliación y cotización. Revisión de cotizaciones y de retenciones. Documentación a solicitar de la empresa. Formularios de apoyo. Desarrollo del trabajo para el control de legalidad. Conclusiones e informes.
Tema XIII.- Prevención de riesgos laborales: Gestión de la prevención y control de riesgos laborales y técnicas de prevención. Organización y funcionamiento del sistema. Documentación a elaborar por la empresa. Formularios de apoyo sobre gestión de la prevención. Desarrollo del trabajo. Conclusiones e informes.
Tema XIV.- Control de la salud laboral: Planteamiento general: el empresario como sujeto responsable de la seguridad y salud de los trabajadores. Obligaciones empresariales en materia de seguridad y salud laboral. Notificación, registro y análisis de accidentes laborales. Documentación a solicitar de la empresa. Formularios. Desarrollo del trabajo del auditor laboral. Informes.
Tema XV.- Auditoria de riesgos laborales: El marco normativo. Ámbito de aplicación. Concepto y objetivos. Requisitos particulares de los auditores de riesgos laborales. Documentación a facilitar por la empresa auditada. Documentación a solicitar caso de riesgos específicos de la empresa. El informe del auditor de riesgos laborales.
Tema XVI.- Auditorias laborales en supuestos de sucesión de la empresa y situaciones de crisis: Valoración de los costes de la plantilla en casos de transmisión de la empresa. Valoración de los costes del personal en caso de expedientes de crisis, suspensión de pagos o quiebra. Documentación a solicitar. Las conclusiones y el informe final del auditor.
Tema XVII.- Detección de infracciones laborales y delitos en la empresa: Planteamiento general: La LISOS y el Código Penal. Delitos cometidos por el personal de la empresa: hurtos, apropiaciones, falsedades documentales y estafas. Delitos cometidos por la dirección: retención de cuotas, falsedades, estafas y delitos contra los derechos del trabajador. La cuestión de la prueba y los medios de defensa y denuncia. Análisis de documentos y conclusiones. Informe del auditor laboral sobre legalidad y oportunidad de las cuestiones planteadas.
Cada uno de estos temas muestran de manera descriptiva el porque se deben de realizar auditorias en cada una de las áreas mencionas, además que podemos notar que es de suma importancia conocer todo el movimiento de la organización.
Las auditorias cubren todas las actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa, así como también cada una de las actividades que el personal realiza.
Las auditorias además de identificar focos rojos dentro de la empresa, sirven también para detectar al personal que sea responsable en sus actividades, para determinar los objetivos que se han postulado, para efectuar muestreos de los registros, para verificar si las políticas y objetivos van de acuerdo con lo que se postuló, para preparar un informe, para desarrollar un plan de acción en caso de que sea necesario y a la vez darle un seguimiento.
La auditoria es el punto de confluencia de tres disciplinas: la Economía, la Psicología social y la Sociología Laboral.
El objetivo general es doble de una parte, adquirir los conocimientos teóricos necesarios sobre los diferentes aspectos sociológicos que conforman el marco de las empresas y organizaciones y que deben considerarse en el desarrollo de una auditoria; de otra, el aprendizaje y utilización de distintos instrumentos y técnicas de investigación necesarios para la práctica de la auditoria laboral.
Los objetivos concretos son:
• Introducir los métodos estadísticos de investigación más comunes que se emplean en las Ciencias del Trabajo.
• Presentar los diversos tipos de auditorias sociolaborales con sus correspondientes métodos estadísticos.
• Aplicar la metodología cuantitativa y cualitativa a situaciones reales, detectando irregularidades contables o problemas de gestión de los recursos humanos.
• Trabajar con diferentes instrumentos de recogida de información claves para la realización de auditorias.
Los instrumentos que pueden ser utilizados para las auditorias y sobre todo que ayudan para obtener información los más acertada que se pueda son los siguiente:
• Entrevista: "conversación que se sostiene con un propósito definido y no por la mera satisfacción de conversar", "Es una relación directa entre personas por la vía oral, que se plantea unos objetivos claros y prefijados, al menos por parte del entrevistador, con una asignación de papeles diferenciales, entre el entrevistador y el entrevistado, lo que supone una relación asimétrica". Estas son importantes por distintas razones, la primera porque facilita al auditor conocer al trabajador más de cerca y saber la actitud que muestra ante el y la segunda razón ya que es información directa y se puede observar todo .
• Encuestas de opinión: Es la realización de sondeos, mediante cuestionarios serios con los cuales se puede obtener información más precisa. Esto no compromete mucho a los trabajadores ya que únicamente dan su opinión y no se siente que pueden ser descubiertos.
• Análisis de registros de recursos humanos: Levados a cabo para asegurarse que se están cumpliendo con las políticas de la organización, además para cumplir con aspectos legales.
• Realización de experimentos en caso que no se encuentre solución a algún problema. Esto con el fin de encontrar razones que están perjudicando a la empresa.
• Realización de comparaciones para la obtención de información externa, para revisar que tan lejos o cerca de la competencia se esta. Para conocer como estamos se encuentra la empresa con relación a la competencia.
• Realización de auditorias internacionales
• Obtener y sobre todo aceptar sugerencias del personal que labora dentro de la empresa.
Al realizar el informe de toda la información recaudada a través de cualquiera de los instrumentos que el auditor haya seleccionado, este debe de contener una descripción general de las actividades del personal, además de incluir recomendaciones así como también reconocimiento formal de las practicas que están logrando su objetivo; además que se debe de dirigir a los gerentes de línea, debe dirigirse también al gerente del departamento de personal, a los gentes con funciones especificas.
Es muy importante señalar que las auditorias deben ser llevadas a cabo de una manera muy dinámica, en donde debe de existir retroalimentación entre la persona que esta auditando y cada uno de los miembros que están siendo auditados para que de esta manera se logre de manera mas satisfactoria el objetivo deseado, y así ayudar a recabar información suficiente para poder mejorar la situación de la empresa de forma más productiva.
Existen una serie de técnicas las cuales son métodos prácticos de investigación y prueba que el Auditor utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional. Es decir, las Técnicas son las herramientas de trabajo del Auditor, y los Procedimientos es la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio en particular. Y ya dado el concepto de las técnicas, es importante que se señalen de manera general que tipo de técnicas existen:
o De enfoque comparativo: este debe de realizarse con alguna entidad la cual es considerada que esta obteniendo mejores resultado.
o Consultor externo: para que sea esta persona la que pueda ver más a profundidad fallas que están sucediendo dentro de la empresa.
o Enfoque estadístico: esto con el fin de obtener de manera porcentual y cuantitativa sucesos que están afectando el funcionamiento de la empresa.
o Enfoque retrospectivo de logros: para verificar aspectos del pasado y sobre todo aspectos legales.
o Enfoque por objetivos: para verificar que se esta trabajando y ver si las mestas establecidas están siendo cumplidas.
Existen también tipos de Auditoria, donde es importante conocer cada una para así saber la importancia.
La Auditoria, como herramienta de Control, puede ser desarrollada por los empleados de la empresa u organización, lo cuál significará que estamos en presencia de una Auditoria Interna.
Si la Auditoria se desarrolla por profesionales externos o ajenos a la empresa u organización, estamos ante una Auditoria Externa.
La Auditoria Externa, tiene el valor de ser más objetiva que la Interna, debido principalmente a la independencia que tienen los Auditores para expresar sus opiniones, emitir los informes y proponer sugerencias.
Una definición bastante exacta de Auditoria Interna es: "Control de Controles". El principal objetivo de la Auditoria Interna es verificar el funcionamiento del Control Interno en la empresa u ente auditado.
El realizar estas dos clases de auditorias, conllevan a que la organización sea cada vez mejor, ambas son importantes la interna porque se conoce a mayor profundidad todo la empresa es decir todo miviemiento sin embargo una auditoria de este tipo es de doble filo ya que en algunas ocasiones puede que el auditor se haga de la vista gorda o bien no se quiera ver el problema que esta ocurriendo y afectando ala organización. Una de las ventajas es que son de bajo costo.
Mientras que las auditorias externas son utilizadas únicamente cuando no se encuentra razón alguna del problema y puede que sea más factible que una persona ajena vea el problemas con mayo facilidad ya que ve las cosas de manera más fría, un gran inconveniente es que son de alto costo.
Como conclusión se puede decir que el realizar auditorias en las organizaciones es muy bueno y sobre todo importante ya que ayudan al mejoramiento de estas. Además sino se detecta ningún problema, simplemente para mejorar lo que ya se tenia.
Los dos tipos de auditorias son buenas, las empresa son las que van a decidir y escoger que es lo que quieren y que es lo que más les convienes de acuerdo a sus posibilidades.

M.C. JORGE R. MELÉNDREZ QUEZADA
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