¿Es auditable la gestión de los recursos humanos? Consideraciones y aportes teóricos acerca de la importancia de las mismas

Autor: Daniel Angulo Gonzalez
Otros conceptos de RR.HH.
15-08-2008
La nueva empresa del siglo XXI demanda la necesidad de implementar una gestión integrada de los recursos humanos que posibilite adaptarse a los cambios originados en el entorno donde las mismas desarrollan su actividad y que propicie una nueva estrategia y filosofía empresarial sustentada en la base de la participación en las acciones y práctica de los recursos humanos de la organización.
Como todo proceso integrado, necesita de herramienta y control para el desarrollo eficaz del mismo, debido a esta necesidad, surge la concepción de realización de auditoría de la gestión de recursos humanos como mecanismo efectivo, no sólo de diagnóstico sino que permite perfeccionar u orientar nuevas políticas de los recursos humanos capaces de sensibilizar en los trabajadores altos niveles de satisfacción y motivación laboral y lograr posicionar a la organización a través de comparación con patrones de competencia fijados en el entorno.

La siguiente publicación, brinda un arsenal teórico que le permitirá profundizar en el concepto e importancia de la realización de auditorías de recursos humanos, para las empresas modernas. Al finalizar su lectura, usted podrá encontrar un nuevo concepto aportado en la definición de auditoria en el ámbito de los recursos humanos.
INTRODUCCIÓN
Una nueva era ha invadido las estructuras empresariales modernas, y ha propiciado que florezca en el pensamiento social, la concepción de nuevas estructuras del Management empresarial, que trae aparejado un cambio en la visión de los recursos humanos (RH) dentro de la organización, que supera aquella perspectiva de verlos como un gasto imputable, por otra donde se considera un factor productivo imprescindible e incluso insustituible que supone para muchas organizaciones su principal activo, y como tal, hay que considerarlo de forma coste - eficacia.

Se considera que los cambios de los recursos humanos son determinantes para los cambios en toda la gestión empresarial. Por lo que el tránsito de la Dirección del personal a la Gestión de los Recursos Humanos (GRH), se está convirtiendo en necesidad para muchas organizaciones. Esta nueva tendencia de GRH generalizada y aplicada en las empresas de éxitos, constituye el tratamiento a los recursos humanos de forma integral, concentrando lo que tradicionalmente se manejaba por separado en áreas como personal, capacitación, organización del trabajo, salarios, seguridad del trabajo, entre otras, en un sistema donde el centro es el hombre y los planes y las acciones interactúan coherentemente entre sí y el resto de los sistemas existente en la organización. Los resultados más notables de este enfoque se asocian a productividad, eficacia, satisfacción, grado de compromiso e implicación del trabajador con la labor que realiza.

Los paulatinos cambios que exige el mercado, han provocado que muchas organizaciones ajusten sus estrategias y reformulen sus estructuras, para adaptarse continuamente a los mismos. Este paso de una visión técnica (Dirección de Personal), a una visión gestora (Dirección de los RH), trae consigo un mayor abanico de registros de acciones y una variedad de actividades y, por tanto, una mayor necesidad de control. Antes tal situación surge la denominada auditoría de GRH como un elemento de dirección y control de los recursos humanos, e instrumento de análisis que facilita un continuo feed - back para el cambio de proceso.
LA AUDITORIA COMO HERRAMIENTA DE CONTROL. CONCEPTOS, OBJETIVOS E IMPORTANCIA
Un departamento de Recursos Humanos no puede asumir que todo lo que hace es correcto, pues puede cometer errores. Las políticas asumidas en un período dado puede que se tornen obsoletas y al evaluarse así mismo el departamento detecta los problemas antes que éstos se conviertan en algo serio para la organización.

Tal situación demanda la necesidad de un control estricto de todos los procesos y políticas, que asume una empresa determinada en un espacio temporal definido y es precisamente en este entorno donde la auditoría como herramienta de control y vía eficaz para obtener la retroalimentación necesaria, entra a jugar su verdadero cometido.

El término auditoría proviene del latín " audio ", oír y nace como consecuencia de la despersonalización de la propiedad de la empresa, es decir, como resultado de la separación entre la propiedad y la administración de la empresa surge la obligación de las mismas de rendir cuentas de forma periódica, en general anualmente, a los accionistas sobre la situación que presentan y los resultados obtenidos.

El concepto de auditoría procede del mundo económico y es un proceso de investigación y evaluación independiente, sobre la información contenida en los estados financieros de una entidad, esta se concretiza con los caracteres siguientes:

Es la expresión de una opinión.
Es la aplicación de unas normas y procedimientos establecidos.
Es llevada a cabo por personal especializado: auditor.
Contiene: Objetivos, Programas, Ejecución y Organización.
 La finalidad es triple :

• Determinar lo que se ha hecho,
• Apreciar lo que se esta haciendo y
• Recomendar las posibles acciones futuras.

Por lo tanto auditar no es sólo diagnosticar el pasado, sino apreciar el presente y asesorar sobre la evolución futura.

Esta unión implica un desarrollo dinámico cíclico de la realidad empresarial y más que la radiografía es un vídeo de seguimiento (Cantera 1995).

El concepto de auditoría de recursos humanos como análisis de las prácticas de GRH, desde una óptica estratégica, surge ha mediado de los años 80, donde se conciben dos funciones básicas:

1. Auditoría de RH como sistema de información directiva, conocer el estado objetivo, para facilitar el desarrollo de proceso de gestión y/o desarrollo de RH.

2. Auditoría de RH como sistema de control y evolución de la aplicación de las políticas y procesos establecidos.

La evolución del concepto de auditoría contable a auditoría de gestión tiene como significado el cambio de los datos contables (valoración económica de la realidad). Es dentro de esta visión actual cuando surge el concepto de ratio de gestión como sistema de apreciación de la realidad desde un punto de vista objetivo.

Hay dos características de la auditoría que conviene examinar:

Auditorías voluntarias y obligatorias: la evolución de la auditoría como sistema fidedigno de apreciación de la realidad, conllevó la obligatoriedad de su aplicación como sistema de control de la rentabilidad, elaborando un sistema minucioso de aplicación, para homogeneizar su validez.

Auditorías internas y externas: teniendo en cuenta el agente de la auditoría y el foco/ origen de la aplicación se establecieron dos formas diferentes pero complementarias de apreciación: la interna, como sistema continuo de cambio y la externa, como sistema garante de independencia en la apreciación.

El concepto de auditoría evoluciona desde la auditoría contable en primer lugar seguida por la auditoría de gestión y culmina con la auditoría de funcional (Comercial, Técnica, Financiera, Gestión empresarial, Sistema y Recursos Humanos).

¿Por qué es necesaria una auditoría?

Estas nos indican que, en general, una organización no puede cambiar tan de prisa como exige el mercado;las empresas deben estar ajustando su estrategia y reformulando su estructura para adaptarse continuamente, siendo la Auditoría un recurso auxiliar vital.

Los objetivos de una auditoría de recursos humanos son tan amplios como el propio campo de la gestión de estos. La auditoría es una reunión y clasificación de los datos que corresponden a las funciones del departamento de personal, en toda la amplitud y profundidad necesaria para los fines de análisis, estudios y previsiones.

Entre los objetivos de la misma tenemos:

• Conocimiento de la estructura humana de la empresa, es decir el número de sus componentes y sus características.

• Evaluación de los procesos de reclutamiento y selección llevados a cabo.

• Registro de las promociones y transferencias de empleados dentro de la organización.

• Administración de salarios y planes de incentivos.

• Estadísticas de accidentes y bajas laborales.

• Índice de rotación de personal y coste del mismo.

• Control de presencia e índice de ausentismo.

• Evaluación de rendimiento (o resultados) y de potencial y las acciones consecuentes con ellas.

• Análisis y descripción de los puestos de trabajo o cargos existentes en la empresa.

La función de control se integra dentro de la filosofía de la auditoría como instrumento básico de la GRH y tiene como objetivo, mostrar los fallos y errores para rectificarlos y evitar su reincidencia.

Por lo tanto el procedimiento a seguir sería:

• Observar prácticas de recursos humanos.

• Comparar acciones con patrones.

• Determinar las acciones correctivas y preventivas de acuerdo a las causas detectadas.

Especialistas dedicados a estudiar los recursos humanos en las organizaciones han planteado diversos modelos donde asumen a la auditoría como uno de los elementos que conforma un sistema y que guarda estrecha relación con el resto de las actividades claves de la GRH.

Harper y Lynch (1992) definen auditoría de RH como un análisis de las políticas y prácticas del personal de una organización y evaluación de su funcionamiento actual, con el objeto de llegar a una opinión profesional sobre las acciones llevadas a cabo en materia de recursos humanos, en un período de tiempo concreto, justifican los gastos. Además de sugerir acciones y medidas para el mejoramiento de la gestión.

Cantera define como auditoría de recursos humanos: El análisis de la políticas y sistemas de gestión y/o desarrollo de Recursos Humanos de una organización y una evaluación de su funcionamiento actual, con la misión de elaborar una opinión profesional si sobre las acciones llevadas a cabo en materia de RH, en un período de tiempo concreto, justifican los gastos e inversiones efectuadas. Además de sugerir acciones y medidas para la mejora de la gestión y desarrollo de la rentabilidad.

Según Ponce, la auditoría del personal se considera, como un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar bajo un método especial todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijadas en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administración del personal.

La auditoría no es solamente una recolección de datos y un chequeo de cumplimiento de los programas y de si se han aplicado con exactitud los presupuestos del estado. Esta implica que con esa base de datos se realice o se lleve a cabo un análisis profundo que nos permita evaluar si lo realizado y aún lo que se dejó de realizar o lo que se hubiese obtenido por encima de lo presente, han servido para los fines y objetivos que en materia de personal se ha fijado la empresa.

La auditoría de Recursos Humanos puede ser definida como el análisis de las políticas y prácticas del personal de una organización y evaluación de su funcionamiento actual, seguidos de sugerencias para su mejoramiento. El propósito principal de la auditoria de RH es mostrar como funciona el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales a la organización o que no están compensando su costo o aun prácticas y condiciones que deben ser aumentadas.

La auditoría es un sistema de revisión y control para informar a la administración sobre la eficiencia del programa de desarrollo (Chiavenato 1993).

Werther y Davis (1992) argumentan que los Departamentos de Personal no pueden partir a la base de que cuanto hacen este bien hecho, estos incurren en errores y ciertas políticas se hacen anacrónicas. Al verificar sus actos, el Departamento de Personal puede detectar problemas antes de que se conviertan en obstáculos serios. Una evaluación de las prácticas del pasado y las políticas actuales puede también revelar enfoques que ya no corresponden a la realidad y que necesitan cambiarse para ayudar al departamento a cumplir mejor en la tarea de enfrentar futuros desafíos.

El papel de la auditoría de la GRH debe indicar como están funcionando los sistemas, así como permitirnos identificar métodos inadecuados, con sus costos y situaciones propicias para aumentar su valor añadido.

La función de la auditoría es, por tanto, doble pues no sólo consiste en indicar fallos y formular problemas, sino en anotar sugerencias y soluciones. Como se aprecia existen cambios desde una concepción de control externo, donde lo importante es conocer los fallos pero proponiendo vías de soluciones.

Al realizar una auditoría de GRH se obtienen varios beneficios entre los que figuran:

• Se identifica el aporte que hace el departamento de recursos humanos a la organización.

• Se mejora la imagen profesional del departamento de recursos humanos.

• Se alienta al personal de recursos humanos a asumir mayor responsabilidad y actuar en un nivel más alto de profesionalismo.

• Se esclarecen las responsabilidades, los deberes del departamento de recursos humanos.

• Se facilita la uniformidad de las prácticas y políticas de los recursos humanos.

• Se destacan problemas latentes, potencialmente explosivos.

• Se garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales.

• Se reducen los costos de recursos humanos mediante prácticas mejoradas.

• Se promueven los cambios necesarios en la organización.

Conclusiones
El análisis de las concepciones aquí tratadas contribuyeron a precisar un nuevo concepto de auditoría de GRH, el mismo concibe a la misma como un:

¨ Diagnóstico exhaustivo de las prácticas, métodos, políticas y tratamiento de los recursos humanos asumido por la organización en un período de tiempo determinado, que permite establecer y proyectar políticas dirigidas a la búsqueda de la calidad y el buen funcionamiento y desarrollo de las acciones de los recursos humanos dentro de la organización, además posibilita establecer un proceso de comparación con las organizaciones que desarrollan su actividad económica y social en el entorno de las mismas.
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